Przejdź do treści
Panorama KSeF

Polityka prywatności

Wersja 3 z 5 października 2026 r.

Dokument wymaga weryfikacji przez prawnika przed uruchomieniem sprzedaży.

Pobierz PDF

1. Administrator

Administratorem danych osobowych opisanych w tej polityce jest przedsiębiorca prowadzący działalność gospodarczą pod firmą Rafał Iwaniak, adres: ul. Baczyńskiego 3, 46-100 Namysłów, NIP 9910424138, dalej Usługodawca.

Usługodawca nie wyznaczył inspektora ochrony danych.

W sprawach danych osobowych można pisać na adres poczty elektronicznej kontakt@panoramaksef.pl.

2. Kiedy Usługodawca jest administratorem, a kiedy przetwarza dane na zlecenie

Biura rachunkowe korzystają z aplikacji Panorama KSeF, dalej Aplikacja, do obsługi swoich klientów.

Zasady przetwarzania tych danych określa Umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych.

Osoba, której dane dotyczą, kieruje żądania dotyczące tych danych do ich administratora, a Usługodawca pomaga administratorowi według Umowy powierzenia.

Ta polityka dotyczy danych, których administratorem jest Usługodawca.

3. Zakres, cel, podstawa prawna i okres przechowywania

ZakresCelPodstawaOkres
Zakres Osoba zakładająca konto biura i właściciel konta biura, jako strona umowy albo przedstawiciel biura: adres poczty elektronicznej, nazwa biura, numer NIP biura, a do rozliczeń dane do faktury. Cel Zawarcie i wykonanie umowy z biurem, rozliczenia i faktury, ustalenie jednego okresu próbnego na numer NIP biura, a po zakończeniu umowy ustalenie, dochodzenie i obrona roszczeń. Podstawa Art. 6 ust. 1 lit. b RODO, czyli umowa. Gdy biuro nie jest osobą fizyczną, wobec jego przedstawiciela art. 6 ust. 1 lit. f RODO, czyli prawnie uzasadniony interes, jakim jest zawarcie i wykonanie umowy z biurem. Przy dokumentach rozliczeniowych art. 6 ust. 1 lit. c RODO w związku z art. 106e i 112 ustawy o podatku od towarów i usług oraz art. 86 Ordynacji podatkowej. Po zakończeniu umowy art. 6 ust. 1 lit. f RODO, czyli prawnie uzasadniony interes, jakim jest ustalenie, dochodzenie i obrona roszczeń. Okres Czas trwania umowy, a potem do przedawnienia roszczeń, co do zasady 3 lata, z końcem roku kalendarzowego. Dokumenty rozliczeniowe przez 5 lat od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku. Numer NIP biura w wykazie numerów, które skorzystały z okresu próbnego, także po usunięciu danych biura, bez określonego terminu usunięcia.
Zakres Zapis akceptacji Regulaminu i Umowy powierzenia przy zakładaniu konta biura: nazwa biura i adres poczty elektronicznej z chwili akceptacji, dokument, jego wersja i chwila akceptacji. Cel Wykazanie zawarcia umowy i Umowy powierzenia oraz ich treści. Podstawa Art. 6 ust. 1 lit. f RODO, czyli prawnie uzasadniony interes, jakim jest wykazanie zawarcia umowy i jej treści. Okres Do przedawnienia roszczeń z umowy, także po usunięciu konta biura.
Zakres Korespondencja kierowana do Usługodawcy: adres poczty elektronicznej nadawcy, jego imię i nazwisko, jeżeli je podał, i treść wiadomości. Cel Odpowiedź na wiadomość i zachowanie korespondencji. Podstawa Art. 6 ust. 1 lit. f RODO, czyli prawnie uzasadniony interes, jakim jest odpowiedź na wiadomość i zachowanie korespondencji na wypadek roszczeń. Okres Do załatwienia sprawy, a potem do przedawnienia roszczeń.
Zakres Osoby, które przed uruchomieniem usługi zapisały się na stronie Aplikacji na wiadomość o jej uruchomieniu: adres poczty elektronicznej, brzmienie udzielonej zgody, chwila zapisu, chwila wysłania odnośnika potwierdzającego i chwila potwierdzenia zapisu. Przy zapisie Aplikacja zapisuje także skrót adresu sieciowego, z którego wysłano formularz. Cel Wysłanie jednej wiadomości poczty elektronicznej o uruchomieniu usługi z zaproszeniem do założenia konta. Skrót adresu sieciowego służy ograniczeniu liczby prób zapisu i ochronie formularza przed nadużyciem. Podstawa Art. 6 ust. 1 lit. a RODO, czyli zgoda, która obejmuje także zgodę na otrzymanie tej wiadomości drogą elektroniczną, wymaganą przez art. 398 ustawy Prawo komunikacji elektronicznej. Przy skrócie adresu sieciowego art. 6 ust. 1 lit. f RODO, czyli prawnie uzasadniony interes, jakim jest ochrona formularza przed nadużyciem. Okres Adres niepotwierdzony najwyżej 7 dni od wysłania odnośnika potwierdzającego. Adres potwierdzony do wysłania wiadomości o uruchomieniu usługi albo do wycofania zgody, po czym Usługodawca go usuwa. Skrót adresu sieciowego najwyżej przez dobę.
Zakres Zgłoszenia usterek wysłane z Panelu Biura i z Portalu KSeF: opis wpisany przez zgłaszającego, adres ekranu, wersja Aplikacji, czas, rola zgłaszającego, opis przeglądarki, rozmiar okna, numer żądania, nazwa, numer i NIP biura, a przy zgłoszeniu z karty klienta numer kartoteki tego klienta w bazie danych. Przed wysłaniem Aplikacja usuwa z opisu adresy poczty elektronicznej, numery NIP i numery REGON. Do zgłoszenia można dołączyć plik, na przykład zrzut ekranu. Cel Utrzymanie i naprawa usługi. Podstawa Art. 6 ust. 1 lit. f RODO, czyli prawnie uzasadniony interes, jakim jest utrzymanie i naprawa usługi. Okres Treść zgłoszenia przez czas potrzebny do jego obsługi. Plik dołączony do zgłoszenia Usługodawca usuwa najpóźniej po 90 dniach od wysłania. Kopia zgłoszenia trafia do dziennika korespondencji biura, a zgłoszenie z Portalu KSeF także do dziennika kartoteki klienta, który widzi biuro.
Zakres Osoby odwiedzające strony publiczne Aplikacji i osoby logujące się: identyfikator sesji w pliku cookie i dane sesji na serwerze. Po zalogowaniu serwer zapisuje w danych sesji adres sieciowy, z którego wysłano żądanie logowania. Dostawca hostingu prowadzi dzienniki połączeń z serwerem. Cel Dostarczenie strony, utrzymanie sesji logowania i bezpieczeństwo usługi. Podstawa Art. 6 ust. 1 lit. f RODO, czyli prawnie uzasadniony interes, jakim jest dostarczenie strony i bezpieczeństwo usługi. Okres Dane sesji, łącznie z adresem sieciowym, do wylogowania z tej części Aplikacji, w której się zalogowano, albo do wygaśnięcia sesji po 8 godzinach bez aktywności. Dzienniki połączeń według ustawień dostawcy hostingu.

4. Odbiorcy danych

Usługodawca przekazuje dane osobowe następującym odbiorcom:

W zakresie obsługi płatności dostawca usług płatniczych może przetwarzać dane płacącego jako odrębny administrator, na zasadach własnego regulaminu, dostępnego na jego stronie.

Usługodawca nie sprzedaje danych osobowych.

5. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

Kopię zabezpieczeń przekazania Usługodawca przesyła na prośbę wysłaną pocztą elektroniczną na adres z rozdziału 1.

Aplikacja zapisuje w przeglądarce dwa pliki cookie.

Zabezpieczenie przed fałszowaniem żądań jest przechowywane w sesji na serwerze, a nie w pliku cookie.

Aplikacja nie zapisuje w urządzeniu innych danych: nie używa pamięci localStorage ani sessionStorage, bazy IndexedDB ani skryptów service worker.

Aplikacja nie używa plików cookie analitycznych ani reklamowych, nie zapisuje plików cookie innych firm i nie wczytuje zasobów z serwerów innych firm.

Zapisywanie tych dwóch plików jest niezbędne do świadczenia usługi, o którą prosi użytkownik, więc na podstawie art. 399 ustawy z dnia 12 lipca 2024 r. Prawo komunikacji elektronicznej nie wymaga zgody.

Pliki cookie można usunąć albo zablokować w ustawieniach przeglądarki, ale bez pliku SESSION logowanie do Aplikacji nie działa.

7. Prawa osób, których dane dotyczą

Osobie, której dane dotyczą, przysługuje prawo:

Zgodę na wiadomość o uruchomieniu usługi można wycofać w każdej chwili odnośnikiem z wiadomości z potwierdzeniem zapisu albo pisząc na adres poczty elektronicznej z rozdziału 1. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej wycofaniem.

Z praw innych niż skarga można skorzystać, pisząc na adres poczty elektronicznej z rozdziału 1.

8. Czy podanie danych jest obowiązkowe

9. Zautomatyzowane decyzje

Jedyną decyzją podejmowaną w sposób zautomatyzowany jest przełączenie konta biura w tryb tylko do odczytu, w dwóch sytuacjach opisanych niżej.

Gdy biuro nie zapłaci w terminie, przełączenie jest niezbędne do wykonania umowy (art. 22 ust. 2 lit. a RODO).

Biuro może zażądać, aby przełączenie rozpatrzył człowiek, przedstawić swoje stanowisko i zakwestionować decyzję, pisząc na adres z rozdziału 1.

Gdy biuro zrezygnowało z usługi, tryb tylko do odczytu włącza się sam po końcu opłaconego okresu albo okresu próbnego i wykonuje rezygnację złożoną przez samo biuro. Biuro może cofnąć rezygnację na ekranie konta do końca tego okresu.

Usunięcie danych biura zatwierdza człowiek.

Usługodawca nie profiluje osób, których dane dotyczą.

10. Zmiany polityki

Każda nowa wersja polityki ma numer i datę podane pod tytułem.

Wcześniejsze wersje Usługodawca przesyła na prośbę.