Przejdź do treści
Panorama KSeF

JPK_V7 a KSeF: numer KSeF i oznaczenia OFF, BFK i DI w ewidencji

Stan na · Rafał Iwaniak, twórca Panoramy KSeF

Pozycja w JPK_V7 bez numeru KSeF to pytanie, na które biuro musi znać odpowiedź przed wysłaniem pliku. Poniżej opisano, jak co miesiąc uzgadniać ewidencję z KSeF bez żmudnego porównywania. Panorama KSeF łączy pozycje ewidencji z fakturami sama i wykazuje te bez pokrycia.

Struktura JPK_V7M(3) i JPK_V7K(3)

Struktury JPK_V7M(3) i JPK_V7K(3) Ministerstwo Finansów opublikowało 19 grudnia 2025 roku. Według broszury informacyjnej wzór w wersji (3) stosuje się za okresy rozliczeniowe od lutego 2026 roku, a wersja (2) obowiązywała od stycznia 2022 do stycznia 2026 roku. Pierwszym plikiem w nowej strukturze był więc plik za luty 2026 roku, składany do 25 marca 2026 roku, bo deklarację za okres miesięczny składa się do 25. dnia miesiąca następującego (art. 99 ust. 1 ustawy o VAT).

Zakres danych ewidencji określa rozporządzenie Ministra Finansów, Inwestycji i Rozwoju z dnia 15 października 2019 r. (Dz. U. z 2019 r. poz. 1988 ze zm.). Zmiany dopasowujące ewidencję do KSeF wprowadziło rozporządzenie z dnia 29 grudnia 2023 r. (Dz. U. z 2024 r. poz. 13). Ich stosowanie przesunięto na 1 lutego 2026 roku (Dz. U. z 2024 r. poz. 947), a przepisy o oznaczeniach otrzymały nowe brzmienie w grudniu 2025 roku (Dz. U. z 2025 r. poz. 1800). Tekstu jednolitego rozporządzenia nie ogłoszono, dlatego artykuł nie podaje numerów jego paragrafów.

Numer KSeF w ewidencji

Ewidencja obejmuje numer identyfikujący fakturę w KSeF po stronie sprzedaży i po stronie zakupów. Po zmianie z grudnia 2025 roku numer w ewidencji zakupów jest obowiązkowy, a nie dobrowolny. Numer wykazuje się, jeżeli został nadany do dnia przesłania ewidencji. Broszura dodaje, że dotyczy to wszystkich trybów wystawiania faktur. Faktura z trybu offline24, z okresu niedostępności albo z awarii, która przed złożeniem pliku została przesłana do KSeF i ma numer, jest wykazywana z numerem KSeF.

Schemat JPK_V7M(3) nie pozwala zostawić pozycji bez numeru i bez oznaczenia: przy każdej fakturze jest numer KSeF albo jedno z oznaczeń OFF, BFK albo DI.

Oznaczenia OFF, BFK i DI

  • OFF: faktura wystawiona w trybie awaryjnym, o którym mowa w art. 106nf ust. 1 ustawy o VAT, która na dzień złożenia ewidencji nie ma numeru KSeF. Oznaczenie występuje po stronie sprzedaży i zakupów.
  • BFK: faktura elektroniczna albo papierowa wystawiona poza KSeF. Po stronie sprzedaży według objaśnień są to między innymi faktury dla konsumentów, faktury wystawione w czasie awarii całkowitej, faktury wystawione w 2026 roku poza KSeF przez podatników bez obowiązku KSeF oraz faktury sprzed obowiązku wykazywane w okresie od lutego 2026 roku. Po stronie zakupów są to między innymi faktury z kas rejestrujących, wystawiane do 31 grudnia 2026 roku, i paragony uznane za faktury. Po obu stronach BFK obejmuje też faktury przy wewnątrzwspólnotowym nabyciu towarów i imporcie usług.
  • DI: dowód inny niż faktura. Według zestawienia Ministerstwa Finansów są to między innymi dowody wewnętrzne, zbiorcze dowody sprzedaży z kas rejestrujących, dokumenty importu towarów i faktury VAT RR wystawione poza KSeF. DI obejmuje też faktury z trybu offline24 i z okresu niedostępności KSeF, które na dzień przesłania ewidencji nie mają numeru.

Faktury, które z założenia powstają poza KSeF, opisuje artykuł Faktury spoza KSeF: co biuro rachunkowe nadal zbiera od klienta.

Faktura z trybu offline w ewidencji

Każdy tryb wymaga innego oznaczenia, a różnica dotyczy także późniejszej korekty:

  • Tryb offline24 i niedostępność KSeF (art. 106nda i 106nh ustawy o VAT). Fakturę przesyła się do KSeF najpóźniej w następnym dniu roboczym po dniu wystawienia albo po zakończeniu niedostępności, więc zwykle ma ona numer przed złożeniem pliku. Faktura sprzedaży udostępniona nabywcy poza KSeF, bez numeru na dzień przesłania ewidencji, jest oznaczana DI. Po uzyskaniu numeru podatnik koryguje ewidencję i wpisuje przy niej numer KSeF.
  • Tryb awaryjny (art. 106nf). Fakturę przesyła się do KSeF w ciągu 7 dni roboczych od zakończenia awarii. Bez numeru na dzień złożenia ewidencji jest oznaczana OFF, a według broszury podatnik nie ma obowiązku korygowania ewidencji po uzyskaniu numeru.
  • Awaria całkowita (art. 106ng). Faktury wystawione w tym czasie nie są przesyłane do KSeF i w ewidencji mają oznaczenie BFK.

Terminy trybów offline i awaryjnych opisuje artykuł Obowiązkowy KSeF: terminy na 2026 i 2027 rok.

Co biuro uzgadnia co miesiąc

Ewidencja powstaje w programie księgowym, a faktury są w KSeF. Przed wysłaniem pliku biuro porównuje oba źródła:

  1. Pozycje bez numeru KSeF. Każda ma oznaczenie OFF, BFK albo DI, a oznaczenie odpowiada rodzajowi dokumentu i trybowi, w którym go wystawiono.
  2. Faktury z KSeF nieujęte w ewidencji. Pominięta faktura sprzedaży oznacza błąd. Pominięta faktura zakupu wymaga wyjaśnienia z klientem albo w programie księgowym.
  3. Różnice kwot. Kwota netto i podatek w ewidencji są takie same jak na fakturze w KSeF, a korekta jest ujęta w okresie, którego dotyczy.
  4. Numery nadane po złożeniu pliku. Faktura sprzedaży z trybu offline24 oznaczona DI, która dostała numer później, wymaga korekty ewidencji.
  5. Dokumenty od klienta. Faktury spoza KSeF przysłane przez klienta są w ewidencji z właściwym oznaczeniem.

Według pytań i odpowiedzi Ministerstwa Finansów o KSeF kary za błędnie wypełnione pliki JPK_VAT z deklaracją nie są nakładane automatycznie. Mogą zostać nałożone dopiero wtedy, gdy podatnik nie skoryguje pliku po wezwaniu przez naczelnika urzędu skarbowego.

Jak to wygląda w Panoramie KSeF

Kontrola JPK jest w zakładce Rozliczenie karty klienta, w kartach „Ewidencja JPK_V7” i „Uzgodnienie ewidencji”. Księgowa wskazuje „Plik ewidencji JPK_V7” z programu księgowego, a jeśli go ma, także „Plik potwierdzenia odbioru (_UPO.xml)”, i klika „Wczytaj wskazane pliki”. Panorama KSeF czyta plik w strukturze (3) i w poprzedniej strukturze (2). Przy każdej pozycji rozpoznaje numer KSeF albo oznaczenie OFF, BFK albo DI.

Uzgodnienie łączy pozycje ewidencji z fakturami z KSeF po numerze KSeF i numerze dokumentu, a kwot nie porównuje. Wynik jest podzielony na części „W ewidencji, bez pokrycia”, „W KSeF, a nie ma jej w ewidencji”, „Przysłany przez klienta, a nie ma go w ewidencji” i „Spoza KSeF, z pokryciem”. Pozycja z oznaczeniem OFF, BFK albo DI jest w części „Spoza KSeF, z pokryciem” z opisem, na przykład „oznaczenie OFF w ewidencji”. Pozycja bez numeru KSeF i bez oznaczenia jest w części „W ewidencji, bez pokrycia”.

W drugą stronę działa eksport w zakładce Faktury, w ramce „Eksport do programu księgowego”. Plik JPK_V7 ma strukturę JPK_V7M(3) albo JPK_V7K(3) i przy każdej fakturze numer KSeF, nigdy oznaczenie, bo obejmuje wyłącznie faktury pobrane z KSeF. Podgląd wymienia faktury poza plikiem, na przykład w walucie obcej albo zakupy z odwrotnym obciążeniem, razem z powodem. Plik służy do importu w programie Comarch Optima albo w programach InsERT, a nie do wysłania do urzędu. Plik EDI++ zawiera faktury miesiąca do wczytania w programach Rachmistrz, Rewizor i Subiekt.

Podgląd pliku EDI++ przed pobraniem w karcie Co zostanie załączone do pliku: 18 faktur w pliku za wrzesień 2026 i 1 poza plikiem, dwóch kontrahentów zagranicznych w pliku z krajem i numerem, jedna faktura poza plikiem z powodem waluta obca i przycisk Pobierz plik EDI++.

Podgląd pliku EDI++ przed pobraniem: faktury w pliku i poza plikiem z powodem.

Inne artykuły Poradnika

Źródła

Panorama KSeF dla biura rachunkowego

Faktury klientów z KSeF, dokumenty od klientów w Portalu KSeF i terminy wszystkich klientów w jednym miejscu. Okres próbny jest bez opłat i obejmuje wszystkie funkcje.

Trwają końcowe testy bezpieczeństwa z udziałem niezależnych ekspertów. Start usługi: 7 listopada 2026.

Powiadom mnie o starcie Zobacz funkcje