Przejdź do treści
Panorama KSeF

Biała lista VAT i VIES: co biuro rachunkowe sprawdza przy fakturze zakupu

Stan na · Rafał Iwaniak, twórca Panoramy KSeF

Jeden przelew na rachunek spoza białej listy może pozbawić klienta kosztu podatkowego i narazić go na odpowiedzialność solidarną za VAT. Poniżej opisano, co biuro sprawdza przy fakturze zakupu. Panorama KSeF sprawdza kontrahenta każdej pobranej faktury automatycznie i pokazuje wynik przy fakturze.

Co zawiera Wykaz podatników VAT

Wykaz prowadzi w postaci elektronicznej Szef Krajowej Administracji Skarbowej (art. 96b ust. 1 ustawy o VAT). Obejmuje podmioty zarejestrowane jako podatnicy VAT, także te, którym przywrócono rejestrację, oraz podmioty niezarejestrowane albo wykreślone z rejestru. Przy każdym podmiocie wykaz podaje między innymi (art. 96b ust. 3):

  • nazwę albo imię i nazwisko, NIP, REGON i numer w KRS,
  • status: podatnik VAT czynny albo podatnik VAT zwolniony, a przy podmiocie spoza rejestru informację, że nie jest zarejestrowany albo został wykreślony,
  • adres siedziby i adres stałego miejsca prowadzenia działalności, a przy osobie fizycznej bez takiego miejsca adres zamieszkania,
  • osoby reprezentujące, prokurentów i wspólników z ich numerami NIP,
  • daty rejestracji, odmowy rejestracji, wykreślenia i przywrócenia rejestracji,
  • numery rachunków rozliczeniowych podane w zgłoszeniu identyfikacyjnym albo aktualizacyjnym i potwierdzone w systemie teleinformatycznym izby rozliczeniowej.

Wykaz jest aktualizowany w dni robocze raz na dobę (art. 96b ust. 8). Można w nim sprawdzić stan na wybrany dzień z okresu 5 lat poprzedzających rok sprawdzenia (art. 96b ust. 2). Wyszukiwarka i opis zasad są na stronie Wykazu podatników VAT.

Zapłata na rachunek spoza wykazu w PIT i CIT

Podatnik nie zalicza do kosztów uzyskania przychodów kosztu w części, w jakiej płatność za transakcję określoną w art. 19 Prawa przedsiębiorców wykonał przelewem na rachunek inny niż zawarty w wykazie na dzień zlecenia przelewu, gdy dostawca jest czynnym podatnikiem VAT (art. 22p ust. 1 pkt 2 ustawy o PIT i art. 15d ust. 1 pkt 2 ustawy o CIT). Transakcja z art. 19 Prawa przedsiębiorców to transakcja z innym przedsiębiorcą, której jednorazowa wartość, bez względu na liczbę płatności, przekracza 15 000 zł. Według objaśnień Ministerstwa Finansów limit dotyczy wartości całej transakcji, a nie pojedynczej raty.

Gdy koszt był już zaliczony do kosztów, podatnik zmniejsza koszty, a gdy to niemożliwe, zwiększa przychody w miesiącu, w którym zlecił przelew (art. 22p ust. 2 ustawy o PIT, art. 15d ust. 2 ustawy o CIT). Przepisu nie stosuje się między innymi wtedy, gdy podatnik złożył zawiadomienie o zapłacie na rachunek spoza wykazu w terminie 7 dni od dnia zlecenia przelewu albo zapłacił w mechanizmie podzielonej płatności (art. 22p ust. 4 i art. 15d ust. 4).

Odpowiedzialność solidarna w VAT i zawiadomienie ZAW-NR

Nabywca, który zapłacił należność z faktury przelewem na rachunek inny niż zawarty w wykazie na dzień zlecenia przelewu, odpowiada solidarnie z dostawcą, czynnym podatnikiem VAT, za jego zaległości podatkowe w VAT w części przypadającej na tę dostawę (art. 117ba § 1 Ordynacji podatkowej). Odpowiedzialność nie powstaje między innymi przy transakcji, która nie spełnia warunków z art. 19 Prawa przedsiębiorców, przy zapłacie w mechanizmie podzielonej płatności oraz wtedy, gdy nabywca złoży zawiadomienie do naczelnika urzędu skarbowego właściwego dla siebie w terminie 7 dni od dnia zlecenia przelewu (art. 117ba § 3).

Zawiadomienie ZAW-NR składa się w e-Urzędzie Skarbowym. Zawiera dane płacącego, dane wystawcy faktury, numer rachunku, kwotę i datę zlecenia przelewu (art. 117ba § 4). Od 1 października 2026 roku pełnomocnictwo do podpisywania deklaracji obejmuje także upoważnienie do podpisania tego zawiadomienia (art. 117ba § 3a), co dotyczy biur, które podpisują deklaracje klientów.

Na który dzień sprawdza się rachunek

Przepisy mówią o rachunku zawartym w wykazie na dzień zlecenia przelewu. Objaśnienia Ministerstwa Finansów dodają, że decyduje dzień zlecenia przelewu bankowi, a nie dzień obciążenia rachunku nabywcy ani dzień uznania rachunku sprzedawcy. Przy poleceniu zapłaty dniem zlecenia jest dzień wskazany bankowi w dyspozycji. Sprawdzenie w dniu otrzymania faktury nie zastępuje więc sprawdzenia w dniu przelewu, jeżeli między tymi dniami rachunek mógł zostać usunięty z wykazu.

Jak zachować dowód sprawdzenia

Wyszukiwarka wykazu pozwala wybrać dzień, na który mają być pokazane dane, i zapisać wynik w pliku PDF z unikalnym identyfikatorem zapytania. Według pytań i odpowiedzi Krajowej Administracji Skarbowej identyfikator potwierdza wykonanie sprawdzenia i może być przechowywany w postaci elektronicznej, bez drukowania wyniku. Do sprawdzania wielu rachunków naraz Ministerstwo Finansów udostępnia codziennie aktualizowany plik płaski.

VIES przy numerach VAT UE

System VIES Komisji Europejskiej pozwala potwierdzić ważność numeru identyfikacyjnego VAT kontrahenta z innego państwa Unii, zgodnie z art. 31 rozporządzenia Rady (UE) nr 904/2010. VIES jest wyszukiwarką, a nie wspólną bazą: odpowiedź pochodzi z bazy państwa, które wydało numer. Gdy w zapytaniu podaje się własny numer VAT jako numer pytającego, odpowiedź zawiera unikalny numer konsultacji, który Komisja zaleca przechowywać. Komisja zaznacza też, że potwierdzenie ważności numeru jest tylko jednym z dowodów i samo nie przesądza o prawie do stawki 0% przy wewnątrzwspólnotowej dostawie towarów (art. 42 ust. 1 ustawy o VAT). Formularz sprawdzenia jest na stronie VIES. Potwierdzenie zidentyfikowania podmiotu na potrzeby transakcji wewnątrzwspólnotowych wydaje na wniosek także naczelnik urzędu skarbowego (art. 97 ust. 17 ustawy o VAT).

Co biuro sprawdza przy fakturze zakupu

  1. Status sprzedawcy. Czy na dzień wystawienia faktury jest czynnym podatnikiem VAT.
  2. Rachunek przed przelewem. Przy transakcji powyżej 15 000 zł: czy rachunek z faktury jest w wykazie na dzień zlecenia przelewu.
  3. Rachunek spoza wykazu. Zapłata w mechanizmie podzielonej płatności albo zawiadomienie ZAW-NR w ciągu 7 dni od zlecenia przelewu.
  4. Dowód. Identyfikator zapytania albo plik PDF z wyszukiwarki przy dokumentach płatności.
  5. Kontrahent z Unii. Ważność numeru VAT UE w VIES i numer konsultacji.

Faktury od sprzedawców zagranicznych zwykle nie są wystawiane w KSeF, co opisuje artykuł Faktury spoza KSeF. Przeliczenie ich na złote opisuje artykuł Faktura w walucie obcej: który kurs NBP do VAT, a który do kosztów.

Jak to wygląda w Panoramie KSeF

Kontrahent faktury pobranej z KSeF jest sprawdzany w Wykazie podatników VAT samoczynnie przy pobieraniu, na dzień wystawienia faktury. Przy fakturze zostają zapisane status z wykazu, dzień, na który pytano, chwila sprawdzenia i informacja, czy odpowiedź wymaga uwagi. W zakładce Faktury, w kolumnie „Do wyjaśnienia”, wynik ma plakietkę „kontrahent czynny”, „kontrahent z uwagą”, „wykaz milczy” albo „kontrahent niesprawdzony”. Brakujące wyniki można uzupełnić ręcznie dla faktur z bieżącego filtra listy. Sprawdzane są wyłącznie polskie numery NIP.

Panorama KSeF nie sprawdza rachunku bankowego z faktury zakupu i nie zapisuje identyfikatora zapytania z wykazu, więc sprawdzenie rachunku w dniu przelewu i dowód tego sprawdzenia zostają po stronie płacącego. Numer VAT UE jest sprawdzany w VIES w szczegółach faktury w walucie obcej, gdy kontrahent ma numer z kodem kraju. Wynik VIES jest pokazywany na ekranie i nie jest zapisywany.

Rachunek, z którego klient płaci biuru, księgowa wpisuje na karcie klienta, w karcie „Rachunek, z którego klient płaci”. Numer jest sprawdzany w Wykazie podatników VAT po zapisie i codziennie. Przy kliencie zostaje zapisany stan „Rachunek potwierdzony”, „Rachunku nie znaleziono” albo „Nie udało się sprawdzić” razem z chwilą sprawdzenia. W karcie „Dane klienta” część „Dane z rejestrów” pokazuje REGON, PKD, adres i formę prawną z rejestru GUS oraz status VAT z Wykazu podatników VAT. Gdy rejestr poda inną nazwę albo inny status VAT niż poprzednio, karta pokaże zmianę, a opiekun klienta otrzyma o niej mail.

Inne artykuły Poradnika

Źródła

Panorama KSeF dla biura rachunkowego

Faktury klientów z KSeF, dokumenty od klientów w Portalu KSeF i terminy wszystkich klientów w jednym miejscu. Okres próbny jest bez opłat i obejmuje wszystkie funkcje.

Trwają końcowe testy bezpieczeństwa z udziałem niezależnych ekspertów. Start usługi: 7 listopada 2026.

Powiadom mnie o starcie Zobacz funkcje