REGULAMIN
PORTALU KSeF DLA FIRM

Obowiązuje od 7 listopada 2026 r.

Pobierz PDF

Załącznik nr 1 do Regulaminu Portalu KSeF dla Firm: Umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych

§ 1. Definicje

Pojęcia użyte w Regulaminie wielką literą mają znaczenie określone w poniższej tabeli:

§ 2. Usługodawca i zakres Regulaminu

1. 1. Regulamin określa w szczególności warunki zawierania i rozwiązywania Umowy, zakres Usługi, wymagania techniczne i obowiązki stron, zasady składania reklamacji oraz warunki odzyskiwania i usuwania danych po zakończeniu Umowy.
2. 2. Portal stanowi część Aplikacji Panorama KSeF i jest niezależnym rozwiązaniem komercyjnym. Nie jest udostępniany przez Ministerstwo Finansów ani Krajową Administrację Skarbową.
3. 3. Korzystanie z Portalu nie jest równoznaczne z uzyskaniem uprawnień do korzystania z KSeF i nie zwalnia Firmy z wykonywania obowiązków wynikających z przepisów prawa, w tym obowiązków podatkowych związanych z korzystaniem z KSeF.
4. 4. Usługodawca nieodpłatnie udostępnia Firmie Portal KSeF do samodzielnego korzystania.
5. 5. W ramach Usługi Portal umożliwia w szczególności pobieranie Faktur w ramach integracji z Krajowym Systemem e-Faktur (KSeF), przeglądanie zgromadzonych w tym systemie Faktur, korzystanie z zestawień Faktur oraz otrzymywanie powiadomień o pojawieniu się nowych Faktur.
6. 6. Usługodawcą jest Rafał Iwaniak, prowadzący działalność gospodarczą pod firmą Rafał Iwaniak, z adresem wykonywania działalności: ul. Baczyńskiego 3, 46-100 Namysłów, NIP: 9910424138, adres poczty elektronicznej: kontakt@panoramaksef.pl.
7. 7. Regulamin znajduje zastosowanie do Umów zawieranych bezpośrednio przez Firmy z Usługodawcą w celu samodzielnego korzystania z Portalu. Zasady korzystania z Aplikacji przez Biura oraz osoby, którym Biuro udziela dostępu w związku z obsługą swoich klientów, określa odrębny regulamin.
8. 8. Usługodawca udostępnia Regulamin wraz z Załącznikiem nr 1, stanowiącym Umowę powierzenia, nieodpłatnie przed zawarciem Umowy, w sposób umożliwiający pozyskanie, utrwalenie i odtworzenie treści.

§ 3. Przeznaczenie Portalu oraz zawarcie Umowy

1. 1. Portal jest przeznaczony wyłącznie dla przedsiębiorców korzystających z Usługi w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą. Do przedsiębiorcy będącego osobą fizyczną, dla którego Umowa nie ma charakteru zawodowego, stosuje się postanowienia § 19 niniejszego Regulaminu.
2. 2. Rejestracji Konta Firmy dokonuje osoba uprawniona do reprezentowania Firmy albo należycie umocowana do zawarcia Umowy w jej imieniu.
3. 3. W celu utworzenia Konta Firmy osoba dokonująca rejestracji podaje w formularzu rejestracyjnym dane identyfikacyjne Firmy oraz własny adres poczty elektronicznej. Każde Konto Firmy jest przypisane do jednej osoby fizycznej. Zabrania się udostępniania go innym osobom. Dopuszczalne jest utworzenie więcej niż jednego Konta Firmy dla tej samej Firmy, z zachowaniem zasady indywidualnego korzystania z każdego konta.
4. 4. Przed przesłaniem formularza rejestracyjnego osoba działająca w imieniu Firmy otrzymuje dostęp do Regulaminu wraz z Umową powierzenia stanowiącą Załącznik nr 1 do Regulaminu i potwierdza ich akceptację przez zaznaczenie obowiązkowego pola formularza. Polityka prywatności jest udostępniana do zapoznania się i nie wymaga akceptacji.
5. 5. Po przesłaniu formularza rejestracyjnego Usługodawca wysyła na podany adres poczty elektronicznej wiadomość zawierającą odnośnik aktywacyjny. Aktywacja Konta Firmy następuje po otwarciu tego odnośnika i ustanowieniu hasła przez osobę dokonującą rejestracji.
6. 6. Umowa zostaje zawarta na czas nieoznaczony z chwilą zakończenia aktywacji Konta Firmy w sposób określony w ust. 5 niniejszego paragrafu.
7. 7. Jeżeli Konto Firmy nie zostanie aktywowane w ciągu 7 dni od przesłania formularza rejestracyjnego, dane niepotwierdzonej rejestracji są usuwane. Utworzenie Konta Firmy wymaga wówczas ponownego przeprowadzenia rejestracji.
8. 8. Każde logowanie do Konta Firmy wymaga podania hasła oraz kodu wygenerowanego przez aplikację uwierzytelniającą, na zasadach określonych w § 6 niniejszego Regulaminu.
9. 9. Aktywacja Konta Firmy nie oznacza uzyskania dostępu do Faktur w KSeF. Pobieranie i przeglądanie Faktur wymaga skonfigurowania połączenia z KSeF przy użyciu Tokenu KSeF albo Certyfikatu KSeF oraz posiadania odpowiednich uprawnień w tym systemie, na zasadach określonych w § 5 niniejszego Regulaminu. Konfiguracja połączenia z KSeF następuje po aktywacji Konta Firmy i nie jest warunkiem zawarcia Umowy.

§ 4. Zakres bezpłatnej Usługi

1. 1. W ramach Usługi Firma może połączyć Konto Firmy z KSeF, pobierać i przeglądać Faktury, korzystać z archiwum oraz zestawień statystycznych, a także włączyć dzienne albo miesięczne powiadomienia o nowych Fakturach. Portal umożliwia ponadto przygotowanie zaproszenia dla Biura rachunkowego i połączenie Konta Firmy z Kontem Biura, na zasadach określonych w § 9 niniejszego Regulaminu.
2. 2. Liczba Faktur pobieranych z KSeF nie podlega odrębnemu limitowi ilościowemu ustanowionemu przez Usługodawcę. Samodzielna Usługa nie obejmuje wgrywania przez Firmę własnych dokumentów do archiwum Portalu. Limit wiadomości wysyłanych za pośrednictwem Portalu wynosi trzy wiadomości na dobę oraz 25 wiadomości miesięcznie. Wysyłka podlega również wspólnemu limitowi wiadomości dla wszystkich kont bezpłatnych w Aplikacji, który wynosi co najmniej 10 wiadomości na dobę oraz co najmniej 300 wiadomości w miesiącu kalendarzowym, liczonych według czasu polskiego. Wspólny limit obejmuje w szczególności zestawienia Faktur i nie obejmuje wiadomości dotyczących aktywacji Konta Firmy, bezpieczeństwa konta, rozwiązania Umowy i usunięcia danych ani zmian Regulaminu. Wyczerpanie wspólnego limitu może spowodować niewysłanie zestawienia Faktur również wtedy, gdy indywidualny limit nie został wyczerpany. Osiągnięcie limitu wiadomości nie ogranicza dostępu do Faktur zapisanych w Portalu.
3. 3. Funkcje przeznaczone do współpracy z Biurem, w szczególności przekazywanie dokumentów za dany miesiąc, informacje dotyczące rozliczeń oraz terminarz, mogą być widoczne w interfejsie Portalu, lecz nie są objęte samodzielną Usługą świadczoną na podstawie niniejszego Regulaminu. Korzystanie z nich jest możliwe po połączeniu Konta Firmy z Biurem, w zakresie dostępu udzielonego przez Biuro. Zasady i skutki połączenia, w tym zakończenie samodzielnej Umowy oraz usunięcie dotychczasowego archiwum, określa § 9 Regulaminu.
4. 4. Portal nie stanowi narzędzia do prowadzenia ksiąg rachunkowych, ani sporządzania rozliczeń podatkowych w imieniu Firmy. Portal nie umożliwia także wystawiania ani korygowania dokumentów księgowych w KSeF, ani składania deklaracji podatkowych.
5. 5. Usługa nie stanowi i nie obejmuje świadczenia usług księgowych, doradztwa podatkowego, ani prawnego.

§ 5. Dostęp do KSeF i zasady korzystania z poświadczeń

1. 1. Pobieranie Faktur wymaga połączenia Konta Firmy z KSeF przy użyciu Tokenu KSeF uprawniającego do przeglądania faktur, albo Certyfikatu KSeF wykorzystywanego zgodnie z zasadami uwierzytelniania w KSeF. Osoba konfigurująca połączenie musi być uprawniona do działania w imieniu Firmy, a wykorzystanie poświadczenia musi pozostawać zgodne z zakresem przyznanych uprawnień.
2. 2. Zaleca się korzystanie z Tokenu KSeF o uprawnieniach ograniczonych do przeglądania Faktur. Certyfikat KSeF służy uwierzytelnianiu w systemie KSeF, a zakres dostępu do Faktur wynika z uprawnień przyznanych w ramach tego systemu. Certyfikat KSeF przypisany osobie fizycznej stanowi jej indywidualne poświadczenie. Wskazana konfiguracja wymaga należytego umocowania osoby, która jej dokonuje.
3. 3. Portal wykorzystuje poświadczenia KSeF w celu pobierania i odczytywania Faktur. Poświadczenia przechowywane w Portalu są zabezpieczane z zastosowaniem szyfrowania. Firma wprowadza je wyłącznie za pośrednictwem funkcji Portalu przeznaczonej do konfiguracji połączenia z KSeF. Przekazywanie poświadczeń pocztą elektroniczną lub w zgłoszeniach pomocy technicznej nie jest dozwolone, ani zalecane ze względu na ryzyko ich nieuprawnionego ujawnienia.
4. 4. Firma jest zobowiązana do utrzymywania ważności poświadczeń oraz uprawnień niezbędnych do pobierania Faktur. W przypadku utraty poświadczenia, jego nieuprawnionego ujawnienia albo podejrzenia takiego ujawnienia Firma niezwłocznie podejmuje czynności umożliwiające jego unieważnienie lub cofnięcie uprawnień w KSeF oraz zawiadamia Usługodawcę o zdarzeniu, bez przekazywania treści poświadczenia. Usunięcie Tokenu KSeF lub Certyfikatu KSeF z Portalu nie powoduje ich unieważnienia w KSeF ani cofnięcia uprawnień w tym systemie.
5. 5. Wygaśnięcie ważności poświadczenia, cofnięcie wymaganych uprawnień lub niedostępność KSeF może uniemożliwić pobieranie kolejnych Faktur. Faktury pobrane wcześniej pozostają dostępne na zasadach wynikających z Umowy, z uwzględnieniem okresu odzyskiwania danych po jej zakończeniu.

§ 6. Wymagania techniczne i bezpieczeństwo korzystania

1. 1. Portal jest udostępniany za pośrednictwem przeglądarki internetowej i nie wymaga instalowania Aplikacji na urządzeniu Użytkownika. Do logowania niezbędne jest ponadto korzystanie z aplikacji uwierzytelniającej generującej kody, o których mowa w ust. 2 niniejszego paragrafu.
2. 2. Każde logowanie do Konta Firmy wymaga podania hasła oraz kodu wygenerowanego przez aplikację uwierzytelniającą. Uwierzytelnianie dwuskładnikowe jest obowiązkowe i nie może zostać wyłączone w ustawieniach Konta Firmy.
3. 3. Firma jest zobowiązana do zapewnienia, aby dane uwierzytelniające nie były udostępniane osobom nieuprawnionym, a urządzenia i skrzynka poczty elektronicznej wykorzystywane do korzystania z Portalu były odpowiednio zabezpieczone. Po zakończeniu pracy na urządzeniu współdzielonym Użytkownik powinien wylogować się z Konta Firmy.
4. 4. W razie podejrzenia nieuprawnionego dostępu do Konta Firmy, przejęcia danych uwierzytelniających albo ujawnienia poświadczeń KSeF Firma niezwłocznie zawiadamia Usługodawcę pod adresem kontakt@panoramaksef.pl. Zawiadomienie powinno zawierać adres poczty elektronicznej powiązany z Kontem Firmy oraz opis zdarzenia, bez podawania haseł, tokenów i kluczy prywatnych.

§ 7. Pobieranie Faktur i przechowywanie dokumentów

1. 1. Po skonfigurowaniu połączenia z KSeF Portal pobiera Faktury obejmujące okres trzech miesięcy poprzedzających rozpoczęcie korzystania z Usługi. Kolejne pobieranie odbywa się standardowo raz dziennie. Termin i zakres synchronizacji zależą od dostępności KSeF, limitów zapytań oraz ważności i zakresu uprawnień Firmy; Usługodawca nie zapewnia synchronizacji w czasie rzeczywistym.
2. 2. Firma jest zobowiązana do weryfikowania daty ostatniej synchronizacji oraz kompletności Faktur udostępnionych w Portalu przez porównanie ich z danymi w KSeF. W przypadku stwierdzenia braku Faktury albo błędu synchronizacji Firma może ponowić pobieranie za pomocą dostępnej funkcji Portalu lub zgłosić nieprawidłowość na adres kontakt@panoramaksef.pl, bez przekazywania poświadczeń KSeF.
3. 3. Faktury pobrane do Portalu są przechowywane przez okres obowiązywania Umowy. Z wyjątkiem połączenia Konta Firmy z Biurem, do którego stosuje się § 9 Regulaminu, po zakończeniu Umowy Firma może odzyskać zgromadzone dane w terminie 30 dni, na zasadach określonych w § 15 ust. 2 oraz § 16 niniejszego Regulaminu. Po upływie tego terminu dane są usuwane ze środowiska produkcyjnego, z uwzględnieniem zasad wynikających z Umowy powierzenia oraz ewentualnej procedury zmiany dostawcy.
4. 4. Firma pozostaje odpowiedzialna za wykonywanie ciążących na niej obowiązków w zakresie prowadzenia, przechowywania i rozliczania dokumentacji podatkowej oraz księgowej. Przed zakończeniem korzystania z Portalu Firma powinna pobrać dokumenty i sprawdzić kompletność pobranego archiwum. Ponowne pobranie Faktur z KSeF nie odtwarza ustawień Konta Firmy, statystyk ani innych danych przechowywanych wyłącznie w Portalu.
5. 5. Usługodawca odpowiada za należyte wykonywanie własnych obowiązków związanych z udostępnianiem i zabezpieczeniem Portalu. Nie odpowiada natomiast za dostępność systemu KSeF ani nie gwarantuje pobrania każdej Faktury w określonym czasie, jeżeli nieprawidłowość wynika z okoliczności pozostających poza zakresem jego odpowiedzialności.

§ 8. Powiadomienia i zaproszenia dla Biura

1. 1. Firma może włączyć przesyłanie dziennych albo miesięcznych zestawień nowych Faktur na adres poczty elektronicznej przypisany do Konta Firmy. Zestawienie zawiera informację o liczbie nowych Faktur, okresie, którego dotyczy, oraz odnośnik do Portalu. Nie obejmuje kwot, danych kontrahentów ani załączników zawierających Faktury. Wysyłka zestawień podlega limitom określonym w § 4 ust. 2 Regulaminu. Brak wiadomości z zestawieniem nie oznacza braku nowych Faktur w Portalu.
2. 2. Wyłączenie otrzymywania zestawień nie wpływa na przesyłanie wiadomości niezbędnych do wykonywania Umowy, w szczególności informacji dotyczących bezpieczeństwa Konta Firmy, zmian Regulaminu lub zakończenia świadczenia Usługi.
3. 3. Firma może w każdej chwili zrezygnować z otrzymywania kolejnych zestawień, korzystając z odnośnika rezygnacji umieszczonego w wiadomości. Rezygnacja z zestawień nie powoduje rozwiązania Umowy ani usunięcia Konta Firmy.
4. 4. Portal umożliwia przygotowanie wiadomości zawierającej zaproszenie Biura rachunkowego do zapoznania się z aplikacją Panorama KSeF. Wiadomość jest otwierana w programie poczty elektronicznej używanym przez Firmę. Firma samodzielnie wskazuje adresata i decyduje o wysłaniu wiadomości ze swojej skrzynki pocztowej; wiadomość nie jest wysyłana przez Usługodawcę w imieniu Firmy.
5. 5. Wysłanie zaproszenia nie powoduje udostępnienia Biuru Faktur ani poświadczeń KSeF, jak również nie skutkuje połączeniem Konta Firmy z Biurem. Zasady połączenia określa § 9 niniejszego Regulaminu.

§ 9. Połączenie Konta Firmy z Biurem

1. 1. Firma może połączyć Konto Firmy z kontem Biura korzystającego z Aplikacji. Przed zatwierdzeniem tej czynności Portal wyświetla nazwę i numer NIP Biura oraz informację o zakończeniu samodzielnej Umowy i braku automatycznego przeniesienia dotychczas zgromadzonych Faktur do przestrzeni Biura. Potwierdzenie połączenia następuje przez podanie kodu z aplikacji uwierzytelniającej. Warunkiem wykonania połączenia jest posiadanie przez Firmę czynnego dostępu do KSeF.
2. 2. Przed potwierdzeniem połączenia z Biurem Firma powinna pobrać archiwum dostępne w ramach standardowego eksportu określonego w § 16 ust. 2 Regulaminu i sprawdzić jego kompletność. Archiwum nie obejmuje danych konta, ustawień zestawień, statystyk ani historii wysłanych wiadomości. Przed potwierdzeniem połączenia Portal wyświetla informację o konieczności wcześniejszego pobrania archiwum, usunięciu danych samodzielnego Konta Firmy oraz braku możliwości odtworzenia danych przechowywanych wyłącznie w Portalu przez ponowne pobranie Faktur z KSeF. Po potwierdzeniu połączenia standardowy eksport z samodzielnego Konta Firmy nie jest już dostępny.
3. 3. Skuteczne połączenie Konta Firmy z Biurem powoduje rozwiązanie samodzielnej Umowy i przypisanie Firmy do Biura. Potwierdzenie połączenia po udostępnieniu informacji określonych w ust. 2 niniejszego paragrafu stanowi również polecenie Firmy usunięcia Danych Firmy zgromadzonych w ramach samodzielnej Usługi. Dane te są usuwane ze środowiska produkcyjnego w ramach realizacji połączenia, bez zachowania 30-dniowego okresu odzyskiwania danych, z uwzględnieniem ust. 5 niniejszego paragrafu. Nie są one automatycznie przenoszone do przestrzeni Biura. Biuro pobiera Faktury ponownie z KSeF na podstawie uzyskanych uprawnień. Dane pozostające w kopiach zapasowych podlegają usunięciu na zasadach określonych w Umowie powierzenia.
4. 4. Po połączeniu Konta Firmy z Biurem pobranie Faktur w ramach Konta Biura wymaga uzyskania przez Biuro odpowiednich uprawnień w KSeF oraz ponownego pobrania Faktur. Do czasu wykonania tych czynności dokumenty mogą nie być dostępne w przestrzeni Biura. Dane zgromadzone wyłącznie w samodzielnym Portalu, których nie obejmuje KSeF, nie są odtwarzane w ramach ponownego pobierania Faktur.
5. 5. Połączenie Konta Firmy z Biurem w ramach tej samej Aplikacji nie stanowi samo przez się zmiany dostawcy usługi przetwarzania danych. Nie pozbawia to Firmy uprawnienia do odzyskania danych ani, jeżeli znajdują zastosowanie właściwe przepisy, do skorzystania z procedury zmiany dostawcy opisanej w § 16 niniejszego Regulaminu.
6. 6. Po połączeniu Konta Firmy z Biurem Firma korzysta z Portalu w zakresie uprawnień udzielonych przez Biuro. Samo połączenie nie skutkuje nadaniem Biuru uprawnień do Faktur w KSeF. Firma zapewnia ich odrębne nadanie oraz uregulowanie zasad przetwarzania danych osobowych w stosunku prawnym łączącym ją z Biurem.

§ 10. Obowiązki Firmy i niedozwolone sposoby korzystania

1. 1. Firma jest zobowiązana do korzystania z Portalu zgodnie z Regulaminem. Może wprowadzać do Portalu wyłącznie poświadczenia KSeF, z których jest uprawniona korzystać, oraz zlecać pobieranie Faktur wyłącznie w granicach uprawnień przysługujących jej w KSeF.
2. 2. Firma zabezpiecza hasło do Konta Firmy, kody uwierzytelniające, Tokeny KSeF, Certyfikaty KSeF i związane z nimi klucze prywatne przed dostępem osób nieuprawnionych. Podejrzenie ujawnienia poświadczenia podlega zgłoszeniu na zasadach określonych w § 5 ust. 4 niniejszego Regulaminu.
3. 3. Zabrania się podejmowania prób uzyskania nieuprawnionego dostępu do kont lub danych innych podmiotów, obchodzenia zabezpieczeń Portalu, wprowadzania złośliwego oprogramowania oraz wykonywania zautomatyzowanych zapytań w sposób zakłócający działanie Usługi.
4. 4. Firma oświadcza, że jest uprawniona do przetwarzania danych osobowych zawartych w Fakturach oraz do powierzenia Usługodawcy czynności niezbędnych do wykonania Umowy. Jeżeli Firma przetwarza dane osobowe jako podmiot przetwarzający działający na rzecz innego administratora, zapewnia podstawę prawną do skorzystania z dalszego podmiotu przetwarzającego, w szczególności odpowiednią zgodę administratora, jeżeli jest wymagana.
5. 5. Firma ponosi odpowiedzialność za wykorzystanie Faktur w prowadzonej działalności oraz za wykonanie własnych obowiązków księgowych i podatkowych. Postanowienie to nie zwalnia Usługodawcy z odpowiedzialności za niewykonanie lub nienależyte wykonanie obowiązków wynikających z Umowy.

§ 11. Dostępność Portalu, prace techniczne i aktualizacje

1. 1. Usługodawca świadczy Usługę z należytą starannością, z uwzględnieniem jej charakteru i przeznaczenia. Regulamin nie przewiduje gwarantowanego poziomu dostępności Portalu wyrażonego procentowo ani oznaczonego terminu usunięcia każdej awarii, chyba że strony uzgodnią takie warunki w odrębnej umowie.
2. 2. Korzystanie z Portalu może być czasowo ograniczone w związku z pracami konserwacyjnymi, aktualizacjami, awariami infrastruktury informatycznej wykorzystywanej do świadczenia Usługi, usuwaniem awarii lub koniecznością podjęcia działań służących zapewnieniu bezpieczeństwa Portalu i danych. Jeżeli termin planowanej przerwy jest znany Usługodawcy z wyprzedzeniem, informacja o niej jest przekazywana za pośrednictwem Portalu lub poczty elektronicznej.
3. 3. Dostępność KSeF oraz nadawanie i utrzymywanie uprawnień w tym systemie pozostają poza zakresem świadczenia Usługodawcy. Niedostępność KSeF albo wygaśnięcie uprawnień Firmy może powodować przerwy w pobieraniu Faktur, co nie wyłącza odpowiedzialności Usługodawcy za prawidłowe działanie integracji stanowiącej część Portalu.
4. 4. Usługodawca może aktualizować Portal w celu usuwania błędów, poprawy bezpieczeństwa lub rozwoju jego funkcjonalności. Jeżeli aktualizacja wymaga zmiany warunków Umowy albo powoduje istotne ograniczenie zakresu Usługi, stosuje się zasady zmiany Regulaminu określone w § 18 niniejszego Regulaminu.

§ 12. Niedozwolone treści oraz tryb ich zgłaszania

1. 1. Firma nie może wykorzystywać Portalu do przechowywania lub przekazywania treści sprzecznych z prawem. Portal służy udostępnianiu dokumentów wyłącznie uprawnionym osobom i nie jest przeznaczony do publicznego publikowania treści.
2. 2. Zgłoszenia dotyczące treści uznawanych za nielegalne mogą być przesyłane drogą elektroniczną na adres kontakt@panoramaksef.pl. Pod tym adresem Usługodawca przyjmuje również korespondencję właściwych organów w sprawach objętych rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2022/2065 (DSA), która może być prowadzona w języku polskim i angielskim. Pozostała korespondencja dotycząca korzystania z Portalu jest prowadzona w języku polskim.
3. 3. Zgłoszenie powinno zawierać uzasadnienie, dlaczego określone informacje są uznawane za nielegalne, oraz dane umożliwiające dokładną identyfikację ich lokalizacji w Portalu, w szczególności identyfikator dokumentu lub Konta Firmy. Zgłaszający podaje imię i nazwisko albo nazwę, adres poczty elektronicznej oraz oświadczenie o przekonaniu, powziętym w dobrej wierze, że zawarte w zgłoszeniu informacje są prawdziwe i kompletne, z uwzględnieniem wyjątków przewidzianych w art. 16 ust. 2 lit. c DSA. Do zgłoszenia nie należy dołączać pełnej treści Faktury, jeżeli jej identyfikator jest wystarczający.
4. 4. Jeżeli zgłoszenie zawiera adres poczty elektronicznej zgłaszającego, Usługodawca bez zbędnej zwłoki potwierdza jego otrzymanie. Zgłoszenie jest rozpatrywane bez zbędnej zwłoki, z należytą starannością, w sposób obiektywny i niearbitralny, na podstawie przekazanych informacji oraz dostępnych materiałów. O sposobie rozpatrzenia zgłoszenia decyduje Usługodawca albo upoważniona przez niego osoba; decyzja dotycząca zgłoszonej treści nie jest podejmowana automatycznie. Usługodawca bez zbędnej zwłoki przekazuje zgłaszającemu informację o podjętej decyzji oraz dostępnych sposobach jej zakwestionowania.
5. 5. Jeżeli treść zostanie uznana za nielegalną, Usługodawca może usunąć ją z Portalu albo ograniczyć dostęp do niej, stosując środki odpowiednie do stwierdzonego naruszenia. W przypadkach określonych przepisami DSA przekazuje uzasadnienie decyzji oraz informacje o możliwościach jej zakwestionowania. Usługodawca nie prowadzi uprzedniej, powszechnej kontroli treści Faktur przechowywanych w Portalu.

§ 13. Odpowiedzialność stron

1. 1. Usługodawca odpowiada za należyte wykonywanie obowiązków wynikających z Umowy, w szczególności za udostępnianie Portalu oraz działanie funkcjonalności objętych Usługą, na zasadach określonych w niniejszym paragrafie i właściwych przepisach prawa.
2. 2. Firma odpowiada za prawidłowość danych przekazanych przy rejestracji i konfiguracji Konta Firmy, sposób wykorzystania Faktur w rozliczeniach oraz wykonanie własnych obowiązków dotyczących przechowywania dokumentacji księgowej i podatkowej. Usługodawca nie ponosi odpowiedzialności za szkody wynikające wyłącznie z nieprawidłowych danych przekazanych przez Firmę albo z braku wymaganych uprawnień do KSeF, o ile okoliczności te nie pozostają w związku z niewykonaniem lub nienależytym wykonaniem jego obowiązków.
3. 3. Przerwa w pobieraniu Faktur spowodowana niedostępnością KSeF albo utratą wymaganych uprawnień przez Firmę nie stanowi niewykonania Umowy przez Usługodawcę, jeżeli integracja Portalu z KSeF działa prawidłowo, a Usługodawca dochował należytej staranności w wykonywaniu swoich obowiązków.
4. 4. W przypadku Umowy mającej dla Firmy charakter zawodowy łączna odpowiedzialność odszkodowawcza Usługodawcy za niewykonanie lub nienależyte wykonanie Umowy jest ograniczona do kwoty 1 000 zł i obejmuje wyłącznie rzeczywistą stratę, z wyłączeniem utraconych korzyści. Limit kwotowy oraz wyłączenie odpowiedzialności za utracone korzyści nie mają zastosowania do szkód wyrządzonych umyślnie. Nie stosuje się ich również do szkód wynikających z rażącego niedbalstwa przy naruszeniu obowiązków dotyczących danych, objętych art. 13 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2023/2854 (Data Act). Ograniczenia określone w niniejszym ustępie dotyczą roszczeń umownych Firmy; nie obejmują roszczeń odszkodowawczych osób, których dane dotyczą, wynikających z art. 82 RODO.

§ 14. Reklamacje i zgłoszenia techniczne

1. 1. Reklamacje dotyczące świadczonej Usługi można składać drogą elektroniczną na adres kontakt@panoramaksef.pl albo pisemnie na adres Usługodawcy określony w § 2 ust. 3 niniejszego Regulaminu. Reklamacja może dotyczyć w szczególności niedostępności Konta Firmy, błędów pobierania Faktur lub nieprawidłowego działania funkcji eksportu danych.
2. 2. W reklamacji należy wskazać Konto Firmy, którego dotyczy zgłoszenie, opisać stwierdzoną nieprawidłowość oraz podać adres poczty elektronicznej do odpowiedzi. W miarę możliwości należy również wskazać datę wystąpienia problemu. Do reklamacji nie należy dołączać haseł, poświadczeń KSeF ani dokumentów niezwiązanych z jej przedmiotem. Jeżeli rozpatrzenie reklamacji wymaga przekazania dodatkowych informacji, Usługodawca wskaże odpowiedni sposób ich bezpiecznego udostępnienia.
3. 3. Usługodawca rozpatruje reklamację i przekazuje odpowiedź na wskazany adres poczty elektronicznej w terminie 14 dni od jej otrzymania. Odpowiedź obejmuje stanowisko Usługodawcy oraz informację o działaniach podjętych lub przewidzianych w związku ze zgłoszeniem. Jeżeli przywrócenie prawidłowego działania Portalu wymaga dalszych czynności technicznych, Usługodawca informuje o sposobie dalszej komunikacji. Przekazanie odpowiedzi na reklamację nie jest równoznaczne z zakończeniem prac nad usunięciem usterki.
4. 4. Zgłoszenia dotyczące naruszeń ochrony danych osobowych i podejrzenia nieuprawnionego dostępu do danych są obsługiwane z uwzględnieniem obowiązków wynikających z RODO oraz Umowy powierzenia, niezależnie od trybu reklamacyjnego przewidzianego w niniejszym paragrafie.

§ 15. Wypowiedzenie Umowy i usuwanie danych

1. 1. Firma może wypowiedzieć Umowę w każdym czasie, bez podawania przyczyny, przez przesłanie oświadczenia na adres kontakt@panoramaksef.pl albo skorzystanie z funkcji rezygnacji dostępnej w Portalu i potwierdzenie tej czynności odrębnym kodem uwierzytelniającym. W przypadku rezygnacji w Portalu Umowa ulega rozwiązaniu z chwilą skutecznego potwierdzenia tej czynności. W przypadku oświadczenia przesłanego pocztą elektroniczną Umowa ulega rozwiązaniu z chwilą jego dojścia do Usługodawcy w sposób umożliwiający zapoznanie się z jego treścią. Odrębne zasady zakończenia Umowy w ramach procedury zmiany dostawcy określa § 16 Regulaminu.
2. 2. Z wyjątkiem zakończenia Umowy wskutek połączenia Konta Firmy z Biurem na zasadach § 9 Regulaminu, w okresie 30 dni od rozwiązania Umowy Firma może żądać wydania danych zgromadzonych w samodzielnym Portalu. Jeżeli dostęp do Konta Firmy został zakończony, żądanie należy przesłać na adres kontakt@panoramaksef.pl. Po zweryfikowaniu uprawnienia osoby występującej z żądaniem Usługodawca udostępnia dane za pośrednictwem bezpiecznego kanału. W okresie odzyskiwania danych nie jest wykonywane pobieranie nowych Faktur z KSeF. Po upływie tego okresu dane przechowywane w środowisku produkcyjnym są usuwane na zasadach określonych w Umowie powierzenia, z uwzględnieniem § 16 niniejszego Regulaminu. Jeżeli Firma zgłosiła żądanie wydania danych przed upływem okresu odzyskiwania, dane objęte tym żądaniem nie są usuwane przed ich udostępnieniem uprawnionej osobie w sposób umożliwiający ich pobranie.
3. 3. Usługodawca może wypowiedzieć Umowę dotyczącą bezpłatnego Portalu z zachowaniem co najmniej 30-dniowego okresu wypowiedzenia. Zawiadomienie o wypowiedzeniu wskazuje dzień zakończenia Usługi, sposób odzyskania danych oraz okres, w którym będą dostępne. Postanowienie nie narusza uprawnień Firmy wynikających z § 16 niniejszego Regulaminu.
4. 4. W przypadku wykorzystywania Konta Firmy do działań niezgodnych z prawem albo wystąpienia poważnego zagrożenia dla bezpieczeństwa Portalu lub danych Usługodawca może niezwłocznie ograniczyć dostęp do Konta Firmy w zakresie niezbędnym do usunięcia zagrożenia. Jeżeli okoliczności na to pozwalają, Usługodawca wskazuje przyczyny ograniczenia oraz umożliwia bezpieczne odzyskanie danych, do których Firma jest uprawniona, o ile przepisy prawa nie wyłączają ich wydania.
5. 5. Po upływie okresu przeznaczonego na odzyskanie danych Usługodawca usuwa powierzone dane ze środowiska produkcyjnego, z uwzględnieniem żądań ich wydania zgłoszonych na zasadach określonych w ust. 2 niniejszego paragrafu oraz procedury określonej w § 16 Regulaminu. W przypadku wypowiedzenia Umowy przez Firmę na zasadach określonych w ust. 1 niniejszego paragrafu Usługodawca przesyła na adres poczty elektronicznej przypisany do Konta Firmy przypomnienie o planowanym usunięciu danych na 3 dni przed jego wykonaniem. Dane pozostające w kopiach zapasowych są usuwane najpóźniej w ciągu 27 dni od usunięcia tych danych ze środowiska produkcyjnego, na zasadach określonych w Umowie powierzenia. Usługodawca nie wykorzystuje powierzonych danych do własnych celów po zakończeniu Umowy.
6. 6. Usunięcie Konta Firmy nie powoduje unieważnienia poświadczeń w KSeF ani usunięcia dokumentów przechowywanych w tym systemie. Firma samodzielnie podejmuje czynności dotyczące unieważnienia lub zmiany poświadczeń, jeżeli jest to konieczne. Dane przetwarzane przez Usługodawcę we własnych celach, w szczególności dane dotyczące zawarcia i wykonywania Umowy, mogą być przechowywane przez okresy wskazane w Polityce prywatności.
7. 7. Zakończenie samodzielnej Umowy wskutek połączenia Konta Firmy z Biurem oraz usunięcie danych w związku z tym połączeniem następują na odrębnych zasadach określonych w § 9 Regulaminu. Do tego przypadku nie stosuje się 30-dniowego okresu odzyskiwania danych określonego w ust. 2 niniejszego paragrafu ani przypomnienia wysyłanego 3 dni przed usunięciem danych, o którym mowa w ust. 5 niniejszego paragrafu. Dane pozostające w kopiach zapasowych są usuwane w terminie określonym w ust. 5 niniejszego paragrafu.

§ 16. Eksport danych oraz zmiana dostawcy

1. 1. Firma jest uprawniona do odzyskania danych zgromadzonych w Portalu na zasadach określonych w Regulaminie. Jeżeli do Usługi mają zastosowanie przepisy rozdziału VI rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2023/2854 (Data Act), Firma może również skorzystać z przewidzianych w nich uprawnień związanych ze zmianą dostawcy usługi przetwarzania danych albo przeniesieniem danych do własnej infrastruktury informatycznej.
2. 2. Standardowy eksport danych z samodzielnego Konta Firmy następuje w postaci jednego archiwum ZIP obejmującego:
   1. a. każdą Fakturę pobraną do Portalu w formacie XML;
   2. b. każdą Fakturę pobraną do Portalu w formacie PDF;
   3. c. wykaz Faktur w formacie CSV;
   4. d. wykaz Faktur, dla których w archiwum nie znajduje się plik Faktury, w odrębnym pliku CSV.

Archiwum nie obejmuje historii wysłanych wiadomości, danych i ustawień Konta Firmy, ustawień zestawień, statystyk, haseł do Konta Firmy, Tokenów KSeF ani kluczy prywatnych. Firma może pobrać archiwum za pomocą funkcji eksportu dostępnej w Portalu.

1. 3. W odniesieniu do samodzielnego Portalu dane dostępne w standardowej funkcji eksportu obejmują wyłącznie kategorie określone w ust. 2 lit. a-d niniejszego paragrafu. Standardowy eksport nie obejmuje historii wysłanych wiadomości, danych i ustawień Konta Firmy, ustawień zestawień, statystyk ani danych uwierzytelniających. Kod źródłowy Portalu, autorskie algorytmy, klucze infrastruktury Usługodawcy oraz inne elementy stanowiące zasoby techniczne Usługodawcy nie są przekazywane w ramach standardowego eksportu.
2. 4. Żądanie zmiany dostawcy należy przesłać na adres kontakt@panoramaksef.pl, wskazując nowego dostawcę albo własną infrastrukturę, do której mają zostać przeniesione dane. Jeżeli zastosowanie znajduje rozdział VI Data Act, okres wypowiedzenia poprzedzający rozpoczęcie procedury zmiany dostawcy nie może przekroczyć dwóch miesięcy, a obowiązkowy okres przejściowy wynosi co do zasady nie więcej niż 30 dni kalendarzowych.
3. 5. W okresie przejściowym Usługodawca wykonuje obowiązki w zakresie współpracy, pomocy technicznej oraz zapewnienia bezpieczeństwa danych w granicach wynikających z Data Act. Informuje Firmę o znanych ograniczeniach technicznych mogących wpływać na przeniesienie danych oraz współpracuje z upoważnionym nowym dostawcą w zakresie wymaganym tym rozporządzeniem.
4. 6. Jeżeli przeprowadzenie zmiany dostawcy w terminie 30 dni kalendarzowych jest technicznie niewykonalne, Usługodawca informuje o tym Firmę w terminie 14 dni roboczych od otrzymania żądania, wskazując uzasadnienie oraz alternatywny okres przejściowy nieprzekraczający siedmiu miesięcy. Firma może skorzystać z uprawnienia do jednokrotnego przedłużenia okresu przejściowego przewidzianego w Data Act.
5. 7. Usługodawca potwierdza Firmie zakończenie procedury zmiany dostawcy oraz rozwiązanie Umowy. Po zakończeniu okresu przejściowego zapewnia Firmie możliwość odzyskania danych podlegających eksportowi przez okres co najmniej 30 dni, z uwzględnieniem przepisów Data Act. Po upływie właściwego okresu dane są usuwane zgodnie z przepisami prawa i Umową powierzenia.
6. 8. Usługodawca udostępnia informacje o dostępnych sposobach i formatach przenoszenia danych, znanych ograniczeniach technicznych oraz pozostałe informacje wymagane na podstawie art. 26 Data Act, w zakresie, w jakim przepis ten znajduje zastosowanie do Usługi.
7. 9. Standardowe pobranie archiwum za pomocą funkcji Portalu jest nieodpłatne. Jeżeli do zmiany dostawcy stosuje się Data Act, opłaty za czynności związane ze zmianą dostawcy pobierane przed 12 stycznia 2027 r. nie mogą przekraczać kosztów bezpośrednio z nią związanych i wymagają uprzedniego poinformowania Firmy. Od 12 stycznia 2027 r. opłaty za zmianę dostawcy nie są pobierane, z zastrzeżeniem wyjątków przewidzianych bezpośrednio w Data Act.
8. 10. Dane uwierzytelniające wyłączone ze standardowego eksportu nie są przekazywane w paczce ZIP. Jeżeli bezpośrednio obowiązujące przepisy wymagają w konkretnym przypadku przekazania danych niewchodzących w skład standardowego eksportu, ich wydanie następuje odrębnie, z zastosowaniem środków bezpieczeństwa odpowiednich do ich charakteru.
9. 11. Usługodawca nie odpowiada za działanie lub funkcjonalność usługi świadczonej przez nowego dostawcę. Pozostaje jednak zobowiązany do wykonania obowiązków związanych z zakończeniem świadczenia Usługi i zmianą dostawcy, jeżeli wynikają one z przepisów Data Act.

§ 17. Prawa do Portalu i zasady przetwarzania danych

1. 1. Zawarcie Umowy uprawnia Firmę do korzystania z Portalu w okresie jej obowiązywania, w zakresie określonym Regulaminem. Nie powoduje przeniesienia na Firmę autorskich praw majątkowych do Portalu ani udzielenia prawa do rozporządzania jego kodem źródłowym.
2. 2. Firma zachowuje prawa przysługujące jej do Faktur i innych danych zgromadzonych w ramach Konta Firmy. Ich przekazanie Usługodawcy w celu wykonania Umowy nie powoduje przeniesienia tych praw. Usługodawca przetwarza dokumenty w zakresie niezbędnym do świadczenia Usługi oraz zgodnie z obowiązującymi go instrukcjami dotyczącymi przetwarzania danych.
3. 3. Usługodawca jest administratorem danych osobowych przetwarzanych w jego własnych celach, w szczególności związanych z zawieraniem i wykonywaniem Umowy, obsługą kontaktów z Firmą oraz wykonywaniem obowiązków prawnych. Dane osobowe zawarte w Fakturach przetwarza na polecenie właściwego administratora albo w ramach dalszego powierzenia, zgodnie z Umową powierzenia. Szczegółowe informacje dotyczące przetwarzania danych przez Usługodawcę jako administratora zawiera Polityka prywatności.
4. 4. W przypadku korzystania przez Firmę z Portalu na potrzeby własnej działalności Firma co do zasady występuje jako administrator danych osobowych zawartych w Fakturach, a Usługodawca jako podmiot przetwarzający. Jeżeli Firma przetwarza dane na polecenie innego administratora, Usługodawca może występować jako dalszy podmiot przetwarzający. Szczegółowy zakres czynności oraz zasady korzystania z dalszych podmiotów przetwarzających i usuwania danych określa Umowa powierzenia.
5. 5. Akceptacja Regulaminu i Umowy powierzenia nie stanowi zgody na przesyłanie informacji handlowych. Usługodawca nie jest uprawniony do wykorzystywania danych zawartych w Fakturach do własnych celów marketingowych ani innych celów niezwiązanych z wykonywaniem Umowy, chyba że odrębna podstawa prawna uprawnia go do takiego przetwarzania.
6. 6. W zakresie przetwarzania danych osobowych powierzonych Usługodawcy zastosowanie znajdują postanowienia Umowy powierzenia. Zmiana jej warunków następuje zgodnie z przewidzianą w niej procedurą oraz przepisami RODO.

§ 18. Zmiana Regulaminu i wprowadzenie odpłatnych funkcji

1. 1. Usługodawca może zmienić Regulamin w przypadku zmiany obowiązujących przepisów lub wydania wiążącego rozstrzygnięcia właściwego organu, konieczności zapewnienia bezpieczeństwa Portalu, zmiany sposobu integracji z KSeF lub wprowadzenia zmian funkcjonalnych wpływających na zakres Usługi. Zawiadomienie o zmianie wskazuje jej przyczynę, zakres oraz datę wejścia w życie.
2. 2. Usługodawca zawiadamia Firmę o zmianie Regulaminu za pośrednictwem adresu poczty elektronicznej przypisanego do Konta Firmy, przesyłając treść zmian i wskazując datę ich wejścia w życie co najmniej 14 dni przed tą datą. Firma, która nie akceptuje zmiany, może wypowiedzieć Umowę przed dniem wejścia zmiany w życie na zasadach określonych w § 15 ust. 1 Regulaminu. Termin ten może ulec skróceniu, jeżeli wcześniejsze wejście w życie zmiany jest niezbędne do wykonania obowiązku wynikającego z przepisów prawa albo do usunięcia bezpośredniego i poważnego zagrożenia bezpieczeństwa. W takim przypadku Usługodawca niezwłocznie informuje Firmę o przyczynach skrócenia terminu.
3. 3. Usługodawca może w przyszłości wprowadzić odpłatne funkcje lub warianty Usługi. Zawarcie bezpłatnej Umowy nie stanowi podstawy do naliczania opłat, automatycznej zmiany warunków na odpłatne ani obciążania Firmy bez uprzedniego zawarcia odpowiedniej umowy.
4. 4. Przed zawarciem umowy dotyczącej odpłatnej funkcji Usługodawca udostępnia Firmie informację o cenie, okresie rozliczeniowym, zasadach dokonywania płatności, sposobie zakończenia korzystania z tej funkcji oraz pozostałych warunkach odpłatnego świadczenia. Zawarcie odpłatnej umowy wymaga odrębnego, jednoznacznego oświadczenia Firmy potwierdzającego przyjęcie obowiązku zapłaty.
5. 5. Firma, która nie zdecyduje się na zawarcie umowy dotyczącej odpłatnego wariantu Usługi, nie jest zobowiązana do ponoszenia opłat. W razie zakończenia świadczenia bezpłatnego Portalu przez Usługodawcę stosuje się okres wypowiedzenia określony w § 15 ust. 3 niniejszego Regulaminu oraz zasady odzyskiwania danych.

§ 19. Uprawnienia przedsiębiorców korzystających z ochrony konsumenckiej

1. 1. Jeżeli Umowę zawiera osoba fizyczna bezpośrednio w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą, a z treści Umowy wynika, że nie ma ona dla tej osoby charakteru zawodowego, zastosowanie znajdują odpowiednio przepisy art. 385⁵ Kodeksu cywilnego oraz art. 7aa ustawy o prawach konsumenta, w zakresie wynikającym z tych przepisów. Samo posłużenie się numerem NIP nie przesądza o zawodowym charakterze Umowy.
2. 2. Firma będąca osobą fizyczną, o której mowa w ust. 1 niniejszego paragrafu, może odstąpić od Umowy zawartej na odległość bez podania przyczyny w terminie 14 dni od jej zawarcia. Oświadczenie może zostać przesłane pocztą elektroniczną na adres kontakt@panoramaksef.pl albo pisemnie na adres Usługodawcy wskazany w § 2 ust. 3 Regulaminu. Do zachowania terminu wystarczy wysłanie oświadczenia przed jego upływem. Skuteczność odstąpienia nie zależy od uprzedniego zaakceptowania oświadczenia przez Usługodawcę ani od technicznego usunięcia Konta Firmy.
3. 3. Jeżeli do Umowy znajdują zastosowanie przepisy o dostarczaniu usług cyfrowych, Firma może wykonywać przewidziane w nich uprawnienia w przypadku niedostarczenia Usługi lub jej niezgodności z Umową. Jednorazowe udostępnienie Konta Firmy nie oznacza wykonania w całości zobowiązania do świadczenia Usługi przez okres obowiązywania Umowy.

§ 20. Postanowienia końcowe

1. 1. Umowa jest zawierana w języku polskim i podlega prawu polskiemu.
2. 2. Spory wynikające z Umowy podlegają rozpoznaniu przez sąd właściwy zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa.
3. 3. Do Umowy stosuje się wersję Regulaminu obowiązującą w dniu jej zawarcia, udostępnioną Firmie przed zaakceptowaniem warunków Umowy. Zmiany Regulaminu dotyczące Umów zawartych wcześniej wprowadza się zgodnie z § 18 Regulaminu, ze skutkiem od dnia ustalonego zgodnie z tą procedurą.