Przejdź do treści
Panorama KSeF

Zamknięcie miesiąca w biurze rachunkowym: lista kontrolna i komplet dokumentów

Stan na · Rafał Iwaniak, twórca Panoramy KSeF

Przy wielu klientach łatwo zamknąć miesiąc, w którym czegoś jeszcze brakuje. Poniżej zebrano listę kontrolną, która temu zapobiega. Panorama KSeF prowadzi tę listę w programie, sama sprawdza warunki i zapisuje protokół zamknięcia w pliku PDF.

Lista kontrolna przed zamknięciem miesiąca

  1. Faktury sprzedaży i zakupu z KSeF za cały miesiąc. Dostęp biura do faktur klienta w KSeF działa, a faktury zostały pobrane po ostatnim dniu miesiąca, więc obejmują także faktury z ostatnich dni.
  2. Faktury spoza KSeF. Faktury od sprzedawców zagranicznych, paragony z NIP, bilety, faktury z trybu awaryjnego przed nadaniem numeru i inne dokumenty, których nie ma w KSeF. Ich wykaz opisuje artykuł Faktury spoza KSeF: co biuro rachunkowe nadal zbiera od klienta.
  3. Stali dostawcy bez faktury. Gdy dostawca wystawiał faktury co miesiąc, a w tym miesiącu faktury od niego nie ma, prawdopodobnie brakuje dokumentu. Brak trzeba wyjaśnić z klientem.
  4. Korekty. Faktury korygujące z KSeF i spoza KSeF są ujęte w okresie, którego dotyczą, a klient wie, które korekty sam wystawił.
  5. Waluty. Faktury w walucie obcej są przeliczone po właściwym kursie średnim NBP, osobno do VAT i do kosztów.
  6. Wyciągi bankowe. Wyciągi ze wszystkich rachunków firmowych za pełny miesiąc. Na ich podstawie biuro sprawdza zapłaty, w tym zapłaty na rachunki spoza Wykazu podatników VAT.
  7. Dokumenty płacowe. Listy płac, umowy zlecenia i umowy o dzieło. Zaliczki na podatek pobrane od wynagrodzeń płatnik przekazuje do 20. dnia miesiąca następującego po miesiącu pobrania (art. 38 ust. 1 ustawy o PIT).
  8. Składki ZUS. Deklaracja rozliczeniowa, imienne raporty miesięczne i składki za dany miesiąc są przesyłane i opłacane do 5. dnia następnego miesiąca przez jednostki budżetowe i samorządowe zakłady budżetowe, do 15. dnia przez płatników z osobowością prawną i do 20. dnia przez pozostałych płatników (art. 47 ust. 1 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych). Płatnik, który opłaca składki wyłącznie za siebie, przesyła jedynie deklarację rozliczeniową (art. 47 ust. 2).
  9. VAT i JPK_V7. Deklarację za okres miesięczny składa się do 25. dnia miesiąca następującego (art. 99 ust. 1 ustawy o VAT), a ewidencję przesyła łącznie z nią (art. 109 ust. 3b). Przy rozliczeniu kwartalnym ewidencję za pierwszy i drugi miesiąc kwartału przesyła się do 25. dnia następnego miesiąca, a za trzeci razem z deklaracją (art. 109 ust. 3c). Podatek wpłaca się w tych samych terminach (art. 103 ust. 1 i 2). Numer KSeF i oznaczenia w ewidencji opisuje artykuł JPK_V7 a KSeF: numer KSeF i oznaczenia OFF, BFK i DI w ewidencji.
  10. Zaliczki na podatek dochodowy. Zaliczki miesięczne na PIT wpłaca się do 20. dnia każdego miesiąca za miesiąc poprzedni, a za ostatni miesiąc roku do 20 stycznia (art. 44 ust. 6 ustawy o PIT). Ryczałt od przychodów ewidencjonowanych wpłaca się do 20. dnia następnego miesiąca, a za grudzień do 20 stycznia (art. 21 ust. 1 ustawy o zryczałtowanym podatku dochodowym).
  11. Termin w dzień wolny. Gdy ostatni dzień terminu do wykonania czynności przypada w sobotę albo w dzień ustawowo wolny od pracy, za ostatni dzień terminu uważa się następny dzień po dniu albo dniach wolnych (art. 12 § 5 Ordynacji podatkowej). Według ZUS termin składek przypadający w sobotę, niedzielę albo święto przesuwa się na następny dzień roboczy.
  12. Zapłata w terminie. Przy zapłacie przelewem terminem zapłaty jest dzień obciążenia rachunku podatnika (art. 60 § 1 pkt 2 Ordynacji podatkowej), więc decyduje dzień, w którym bank obciąży rachunek, a nie dzień zlecenia przelewu.

Jedna wiadomość z wykazem braków

Przy zamknięciu dużo czasu zabierają braki, o które biuro dopytuje klienta kilka razy. Zamiast kilku pytań wystarcza jedna wiadomość wysłana po sprawdzeniu całej listy kontrolnej. Zawiera wykaz konkretnych dokumentów: dostawca, okres, przybliżona kwota, jeżeli jest znana, i termin dosłania. Klient dostaje wtedy jedną sprawę do załatwienia, a biuro ma ślad, o co i kiedy prosiło. Gdy komplet od klienta ma braki, ta sama zasada działa przy odesłaniu kompletu do poprawy: jedno zdanie z wykazem tego, co trzeba uzupełnić.

Co zostaje jako ślad zamknięcia

Po zamknięciu miesiąca biuro powinno móc odtworzyć, na jakiej podstawie je zamknęło. Wystarczy kilka rzeczy:

  • Urzędowe Poświadczenie Odbioru. Ministerstwo Finansów nazywa je dowodem i potwierdzeniem złożenia deklaracji w formie elektronicznej. Sam numer referencyjny wysyłki nie jest jeszcze poświadczeniem.
  • Wykaz dokumentów miesiąca. Faktury z KSeF, dokumenty spoza KSeF i informacja, czego klient nie przysłał.
  • Wynik uzgodnienia ewidencji z KSeF. Pozycje bez numeru KSeF, faktury pominięte i sposób wyjaśnienia każdej różnicy.
  • Korespondencja z klientem. Prośby o brakujące dokumenty i odpowiedzi.
  • Protokół zamknięcia. Data zamknięcia, osoba, która zamknęła miesiąc, i warunki niespełnione w chwili zamknięcia.

Jak to wygląda w Panoramie KSeF

Lista kontrolna jest w zakładce Rozliczenie karty klienta, w karcie „Zamknięcie miesiąca”. Warunki to: dane z KSeF aktualne, faktury potwierdzone w KSeF, brak luk w numeracji sprzedaży, faktury obsłużone, brak podejrzenia brakujących dokumentów i terminy wykonane. Przycisk „Zamknij miesiąc” zapisuje protokół w pliku PDF. Przy niespełnionych warunkach przycisk podaje ich liczbę, na przykład „Zamknij miesiąc mimo 1 niespełnionego warunku”, a te warunki są zapisywane w protokole. „Pobierz podsumowanie PDF” pobiera protokół. Pomyłkę cofa „Otwórz miesiąc z powrotem” z potwierdzeniem „Otwórz miesiąc”, a wcześniejszy protokół przestaje obowiązywać. Lista „Zamknięte okresy” podaje protokoły wcześniejszych miesięcy, a ekran Raporty pokazuje, które miesiące są zamknięte u każdego klienta.

Klient wysyła komplet dokumentów za miesiąc w Portalu KSeF przyciskiem „Wyślij komplet za” z nazwą miesiąca. Biuro widzi go w karcie „Nowe komplety od klientów” na ekranie Pulpit. Komplet z brakami księgowa odsyła przyciskiem „Odeślij do poprawy”, wpisuje w polu „Co klient ma poprawić”, czego brakuje, i klika „Odeślij komplet do poprawy”. Po wprowadzeniu dokumentów do ksiąg klika „Oznacz jako ujęty w księgach”, co blokuje klientowi zmiany kompletu w Portalu KSeF. Ujęcie kompletu w księgach jest czynnością odrębną od zamknięcia miesiąca.

Przy warunku „Brak podejrzenia brakujących dokumentów” przycisk „Poproś klienta o te faktury” otwiera w zakładce Korespondencja gotową wiadomość „Brakujące dokumenty” za ten miesiąc. Księgowa sprawdza ją i wysyła.

Portal KSeF klienta biura: tabela Podział na miesiące z kolumnami Miesiąc, Faktury, Sprzedaż brutto i Zakupy brutto, z liczbą faktur i kwotami sprzedaży i zakupów brutto za pięć miesięcy od 2026-06 do 2026-10.

Widok klienta w Portalu KSeF: liczba faktur i kwoty brutto w każdym miesiącu.

Inne artykuły Poradnika

Źródła

Panorama KSeF dla biura rachunkowego

Faktury klientów z KSeF, dokumenty od klientów w Portalu KSeF i terminy wszystkich klientów w jednym miejscu. Okres próbny jest bez opłat i obejmuje wszystkie funkcje.

Trwają końcowe testy bezpieczeństwa z udziałem niezależnych ekspertów. Start usługi: 7 listopada 2026.

Powiadom mnie o starcie Zobacz funkcje