Przejdź do treści
Panorama KSeF

Zmiana biura rachunkowego a KSeF: jak przejąć klienta i jego faktury

Stan na · Rafał Iwaniak, twórca Panoramy KSeF

Klient, który zmienia biuro rachunkowe, nie musi tracić dostępu do faktur. Artykuł wyjaśnia, co zmienia się w KSeF i co biuro załatwia w pierwszym miesiącu. Panorama KSeF dodaje nowych klientów plikiem, wysyła prośby o uprawnienie jednym przyciskiem i sama sprawdza, kto je nadał.

Opis czynności w KSeF pochodzi z podręczników Ministerstwa Finansów.

Faktury zostają w KSeF

Faktury przesłane do KSeF są przechowywane w KSeF przez 10 lat, licząc od końca roku, w którym zostały wystawione (art. 112aa ust. 1 ustawy o VAT). Jeżeli ten okres upłynie przed przedawnieniem zobowiązania podatkowego, podatnik przechowuje faktury poza KSeF do czasu przedawnienia (art. 112aa ust. 2). Faktury są więc przypisane do firmy, a nie do biura, które je pobierało. Przy zmianie biura sprawa dotyczy uprawnień w KSeF i dokumentów spoza KSeF, które poprzednie biuro przechowuje u siebie.

Odebranie uprawnień poprzedniemu biuru

Uprawnienia odbiera klient albo osoba, która w jego imieniu zarządza uprawnieniami. W Aplikacji Podatnika KSeF służy do tego menu „Zarządzaj uprawnieniami”: uprawnienie zaznacza się na liście i klika przycisk „Odbierz uprawnienie”, a potem potwierdza odebranie. Uprawnienia biura do przeglądania i wystawiania faktur są na listach uprawnień obowiązujących i nadanych. Odebranie jest możliwe także przez program zintegrowany z KSeF, a w określonych przypadkach przez zawiadomienie ZAW-FA.

Biuro rachunkowe zwykle przekazuje otrzymane uprawnienie dalej, swoim pracownikom. Podręcznik KSeF 2.0 opisuje skutek odebrania uprawnienia takiemu pośrednikowi: żadna z osób uprawnionych pośrednio przez biuro nie obsłuży już tego klienta. Uprawnienia nadane pośrednio pozostają nadane, ale są nieaktywne, bo łańcuch uprawnień jest sprawdzany w chwili logowania osoby uprawnionej.

Inaczej jest z uprawnieniami nadanymi bezpośrednio. Jeżeli pracownik poprzedniego biura miał uprawnienie do zarządzania uprawnieniami klienta i sam nadawał uprawnienia innym osobom, po odebraniu mu tego uprawnienia te osoby nie tracą automatycznie swoich uprawnień. Klient przegląda więc całą listę uprawnień w swoim kontekście i odbiera każde, którego nie chce zostawić. Gdy jedyną osobą uprawnioną zawiadomieniem ZAW-FA był ktoś z poprzedniego biura, zmianę osoby zgłasza się nowym zawiadomieniem: najpierw odebranie uprawnień poprzedniej osobie, potem nadanie nowej.

Tokeny wydane dla poprzedniego biura

Token KSeF jest powiązany z uprawnieniami identyfikatora, na który go wygenerowano. Według Podręcznika KSeF 2.0 odebranie tych uprawnień odbiera je także tokenowi, ale system nie unieważnia tokenu, nawet gdy odebrano wszystkie zapisane w nim uprawnienia. Token bez uprawnień nie pozwala się uwierzytelnić. Po ponownym nadaniu odebranego uprawnienia token znowu działa.

Dlatego przy zmianie biura klient unieważnia także tokeny poprzedniego biura. Token może unieważnić osoba albo podmiot, który go wygenerował, oraz osoba z uprawnieniem do zarządzania uprawnieniami. W Aplikacji Podatnika KSeF lista tokenów pokazuje między innymi twórcę tokenu i datę ostatniego użycia, a przycisk „Unieważnij” unieważnia wskazany token. Zależnie od uprawnień zalogowana osoba unieważnia tylko własne tokeny albo wszystkie tokeny wygenerowane w danym kontekście.

Uprawnienie dla nowego biura

Nowe biuro otrzymuje uprawnienie na swój NIP. W Aplikacji Podatnika KSeF klient wybiera „Nadaj uprawnienie”, a potem rodzaj „Podmiotowi do wystawiania i przeglądania faktur”, wpisuje NIP i nazwę biura. Zaznacza zakres: przeglądanie faktur, a gdy biuro ma także wystawiać faktury, również wystawianie. Gdy pracownicy biura mają pracować w KSeF własnym uwierzytelnieniem, klient zaznacza przy uprawnieniu prawo do dalszego przekazywania. Według podręcznika ta możliwość dotyczy wyłącznie uprawnienia do wystawiania faktur i do dostępu do faktur. Kolejne kroki opisuje artykuł Jak klient nadaje biuru rachunkowemu uprawnienia w KSeF: krok po kroku. Korzystanie przez biuro z uprawnienia certyfikatem KSeF opisuje artykuł KSeF w biurze rachunkowym: certyfikat biura i uprawnienia od klientów.

Faktury sprzed dnia nadania uprawnienia

Podręcznik KSeF 2.0 mówi, że uprawnienie do dostępu do faktur obejmuje dostęp do wszystkich faktur danego podatnika, sprzedażowych i zakupowych. Osobnego zdania o fakturach wystawionych przed dniem nadania uprawnienia podręczniki nie zawierają. Nowe biuro sprawdza to więc w praktyce: po otrzymaniu uprawnienia pobiera faktury za ostatni miesiąc obsługiwany przez poprzednie biuro i porównuje je z ewidencją przekazaną przy zmianie.

Kto zamyka miesiąc poprzedni

KSeF nie ustala, od którego miesiąca nowe biuro prowadzi księgi. Wynika to z umów: rozwiązania umowy z poprzednim biurem i umowy z nowym. W obu umowach powinien być ten sam miesiąc graniczny. Przy nim powinny być wyraźnie zapisane trzy sprawy: które biuro składa JPK_V7 i rozlicza zaliczki oraz składki ZUS za ostatni miesiąc poprzedniego biura, kto przygotowuje rozliczenia roczne za rok, w którym nastąpiła zmiana, i w jakim terminie poprzednie biuro przekaże dokumenty, ewidencje i zestawienia sald. Taki zapis rozstrzyga z góry, które biuro odpowiada za deklaracje za miesiąc graniczny. Gdy klient prowadzi księgi rachunkowe, kierownik jednostki odpowiada za obowiązki w zakresie rachunkowości także po powierzeniu ich biuru, a przyjęcie odpowiedzialności przez biuro powinno być stwierdzone w formie pisemnej (art. 4 ust. 5 ustawy o rachunkowości).

Lista spraw na pierwszy miesiąc z nowym klientem

  1. Miesiąc graniczny zapisany w umowie, razem z podziałem deklaracji za ten miesiąc.
  2. Uprawnienie dla biura w KSeF nadane i sprawdzone pobraniem faktur.
  3. Uprawnienia i tokeny poprzedniego biura odebrane i unieważnione przez klienta.
  4. Ostatnie ewidencje VAT, Urzędowe Poświadczenia Odbioru złożonych deklaracji i zestawienia sald od poprzedniego biura.
  5. Profil rozliczeniowy klienta: VAT miesięczny albo kwartalny, forma opodatkowania, sposób wpłaty zaliczek i składki ZUS.
  6. Lista dokumentów spoza KSeF, które klient dostarcza co miesiąc, i sposób ich przekazywania.
  7. Osoba do kontaktu u klienta i termin dostarczania kompletu za miesiąc.
  8. Porównanie faktur z KSeF z ewidencją za ostatni miesiąc obsługiwany przez poprzednie biuro.

Jak to wygląda w Panoramie KSeF

Nowego klienta dodaje się na ekranie Dodawanie klientów na trzy sposoby: plikiem z programu księgowego w karcie „Wgraj plik xls, xlsx, CSV albo EDI++ (epp)”, numerami NIP wklejonymi w polu „Wklej numery NIP” albo pojedynczo w karcie „Dodaj jednego klienta”. Pomoc opisuje eksport wykazu klientów z programów Optima, Symfonia i InsERT. Nazwa i adres klienta są pobierane z rejestrów.

Klient, którego faktur biuro jeszcze nie pobiera, pojawi się w karcie „Oczekujący na dostęp do KSeF”. Przycisk „Wyślij prośby do wszystkich oczekujących” wysyła wiadomość z prośbą o uprawnienie „przeglądanie faktur” dla biura i z krokami w Aplikacji Podatnika KSeF. Prośby działają, gdy biuro ma wgrany certyfikat KSeF biura. Po pierwszym udanym pobraniu faktur klient nie jest już widoczny w tej karcie.

Na ekranie „Dostęp biura do KSeF” karta sprawdzenia dostępu ustala w KSeF certyfikatem biura, którzy klienci nadali już biuru uprawnienie, najwyżej 20 numerów NIP w jednym przebiegu. Klientów z uprawnieniem podłącza przycisk „Podłącz zaznaczonych”. Faktury z okresu przed podłączeniem pobiera część „Ponowne pobranie starszego okresu” w zakładce Faktury karty klienta: daty „Od” i „Do” i przycisk „Pobierz historię”.

Zaproszenie do Portalu KSeF wysyła karta „Portal KSeF” na karcie klienta po zaznaczeniu „Dostęp do Portalu KSeF” i kliknięciu „Wyślij wiadomość”. Wielu klientów naraz zaprasza ekran Zaproszenia do Portalu KSeF. W Portalu KSeF klient wysyła komplet dokumentów za miesiąc i przegląda swoje faktury.

Karta Wklej numery NIP: przykładowe wiersze z numerem NIP, nazwą, adresem poczty i tokenem KSeF, pole Wklej numery NIP z przykładowymi wierszami i przycisk Dodaj.

Dodawanie klientów: numery NIP wklejone w polu Wklej numery NIP przed kliknięciem Dodaj.

Inne artykuły Poradnika

Źródła

Panorama KSeF dla biura rachunkowego

Faktury klientów z KSeF, dokumenty od klientów w Portalu KSeF i terminy wszystkich klientów w jednym miejscu. Okres próbny jest bez opłat i obejmuje wszystkie funkcje.

Trwają końcowe testy bezpieczeństwa z udziałem niezależnych ekspertów. Start usługi: 7 listopada 2026.

Powiadom mnie o starcie Zobacz funkcje