Przejdź do treści
Panorama KSeF

Terminy biura rachunkowego co miesiąc: VAT, PIT, CIT i składki ZUS

Stan na · Rafał Iwaniak, twórca Panoramy KSeF

Przy kilkudziesięciu klientach jeden przeoczony termin ZUS albo VAT to kłopot klienta i trudna rozmowa dla biura. Poniżej zebrano kalendarz miesiąca i terminy roczne. Panorama KSeF wylicza terminy wszystkich klientów sama i pokazuje je w jednej tabeli.

Kalendarz miesiąca

  • Do 5. dnia: składki ZUS, deklaracja rozliczeniowa i raporty imienne jednostek budżetowych i samorządowych zakładów budżetowych (art. 47 ust. 1 pkt 2 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych).
  • Do 15. dnia: składki ZUS płatników z osobowością prawną, na przykład spółek z ograniczoną odpowiedzialnością (art. 47 ust. 1 pkt 3).
  • Do 20. dnia: składki ZUS pozostałych płatników, w tym przedsiębiorców opłacających składki wyłącznie za siebie i spółek osobowych (art. 47 ust. 1 pkt 4). Płatnik, który opłaca składki wyłącznie za siebie, przesyła jedynie deklarację rozliczeniową (art. 47 ust. 2).
  • Do 20. dnia: zaliczki na PIT pobrane przez płatnika od wynagrodzeń za miesiąc poprzedni (art. 38 ust. 1 ustawy o PIT).
  • Do 20. dnia: zaliczka miesięczna na PIT od dochodów z działalności za miesiąc poprzedni (art. 44 ust. 6 ustawy o PIT), zaliczka miesięczna na CIT (art. 25 ust. 1a ustawy o CIT) i ryczałt od przychodów ewidencjonowanych (art. 21 ust. 1 ustawy o zryczałtowanym podatku dochodowym).
  • Do 25. dnia: JPK_V7M, czyli deklaracja za miesiąc poprzedni razem z ewidencją (art. 99 ust. 1 i art. 109 ust. 3b ustawy o VAT), i zapłata podatku (art. 103 ust. 1).

Ten sam termin dotyczy przesłania dokumentów rozliczeniowych i opłacenia składek. Przepisy Ordynacji podatkowej o terminach i o dniu zapłaty stosuje się do składek odpowiednio (art. 31 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych).

Warianty kwartalne

  • VAT. Mały podatnik, który wybrał metodę kasową, składa deklaracje za kwartały do 25. dnia miesiąca po kwartale (art. 99 ust. 2 ustawy o VAT). Mały podatnik bez metody kasowej może wybrać kwartały po zawiadomieniu urzędu skarbowego najpóźniej do 25. dnia drugiego miesiąca kwartału (art. 99 ust. 3). Ewidencję za pierwszy i drugi miesiąc kwartału przesyła się do 25. dnia następnego miesiąca, a za trzeci razem z deklaracją (art. 109 ust. 3c). Podatek za kwartał wpłaca się do 25. dnia miesiąca po kwartale (art. 103 ust. 2). Więcej o pliku JPK_V7K i numerach KSeF w ewidencji jest w artykule JPK_V7 a KSeF: numer KSeF i oznaczenia OFF, BFK i DI w ewidencji.
  • PIT. Mali podatnicy i podatnicy rozpoczynający działalność mogą wpłacać zaliczki kwartalne (art. 44 ust. 3g ustawy o PIT), do 20. dnia miesiąca po kwartale (art. 44 ust. 6).
  • CIT. Zaliczki kwartalne mogą wpłacać mali podatnicy i podatnicy w pierwszym roku działalności (art. 25 ust. 1b ustawy o CIT), do 20. dnia miesiąca po kwartale (art. 25 ust. 1c).
  • Ryczałt. Kwartalnie mogą go wpłacać podatnicy rozpoczynający działalność i podatnicy z przychodami w poprzednim roku do równowartości 200 000 euro (art. 21 ust. 1b ustawy o zryczałtowanym podatku dochodowym), do 20. dnia miesiąca po kwartale (art. 21 ust. 1a).

Zaliczkę na PIT i ryczałt za ostatni miesiąc albo kwartał roku wpłaca się do 20 stycznia następnego roku (art. 44 ust. 6 ustawy o PIT, art. 21 ust. 1 i 1a ustawy o zryczałtowanym podatku dochodowym). Zaliczkę na CIT za ostatni miesiąc albo kwartał roku podatkowego wpłaca się do 20. dnia pierwszego miesiąca następnego roku podatkowego, który w spółce nie musi być rokiem kalendarzowym (art. 25 ust. 1a i 1c ustawy o CIT).

Termin w sobotę albo w dzień wolny

Jeżeli ostatni dzień terminu do wykonania czynności przypada na sobotę albo dzień ustawowo wolny od pracy, za ostatni dzień terminu uważa się następny dzień po dniu albo dniach wolnych od pracy, chyba że ustawy podatkowe stanowią inaczej (art. 12 § 5 Ordynacji podatkowej w brzmieniu od 1 października 2026 roku). Przy zapłacie przelewem terminem zapłaty jest dzień obciążenia rachunku podatnika (art. 60 § 1 pkt 2), więc przelew zlecony w ostatnim dniu po godzinie realizacji przez bank może być spóźniony.

Przykład z kalendarza: 25 października 2026 roku przypada w niedzielę, więc JPK_V7M za wrzesień 2026 roku i podatek za ten miesiąc mają termin w poniedziałek 26 października. Zaliczka na PIT za listopad 2026 roku ma ustawowy termin 20 grudnia, który przypada w niedzielę, więc ostatnim dniem jest poniedziałek 21 grudnia.

Najważniejsze terminy roczne

Do końca stycznia płatnik przesyła do urzędu skarbowego roczną deklarację PIT-4R (art. 38 ust. 1a ustawy o PIT) i informacje PIT-11. Pracownikom i zleceniobiorcom przekazuje informacje PIT-11 do końca lutego. Obowiązek przesłania tych informacji wynika z art. 39 ust. 1 przy pracownikach i z art. 42 ust. 2 pkt 1 przy umowach zlecenia. Oba terminy podaje art. 42g ust. 1. Zeznanie roczne PIT od dochodów z działalności składa się od 15 lutego do 30 kwietnia (art. 45 ust. 1 ustawy o PIT). W tym samym terminie składa się zeznanie o ryczałcie (art. 21 ust. 2 pkt 2 ustawy o zryczałtowanym podatku dochodowym). Zeznanie CIT-8 składa się do końca trzeciego miesiąca roku następnego i w tym terminie wpłaca podatek albo różnicę (art. 27 ust. 1 ustawy o CIT). Te terminy też przesuwa art. 12 § 5 Ordynacji podatkowej. Na przykład 31 stycznia 2027 roku przypada w niedzielę.

Terminy wielu klientów naraz

Przy kilkudziesięciu klientach kalendarz miesiąca nie wystarcza, bo każdy klient ma inny zestaw obowiązków. Pomaga kilka zasad:

  1. Przy każdym kliencie jest zapisany profil rozliczeniowy: VAT miesięczny, kwartalny albo zwolnienie, forma i okres zaliczek na podatek dochodowy, płatnik składek z osobowością prawną albo bez niej.
  2. Terminy wszystkich klientów są w jednym wykazie, ułożonym według daty, a nie według klienta.
  3. Przy każdym terminie jest zapisane, czy obowiązek wykonano, kiedy i z jaką kwotą.
  4. Kwoty do zapłaty klient otrzymuje z wyprzedzeniem, żeby zdążył zlecić przelew przed dniem obciążenia rachunku.
  5. Zmiana formy opodatkowania albo wybór kwartałów od razu zmienia profil klienta. Sama notatka w teczce nie wystarcza.

Terminy są też częścią listy kontrolnej zamknięcia miesiąca, opisanej w artykule Zamknięcie miesiąca w biurze rachunkowym: lista kontrolna i komplet dokumentów.

Jak to wygląda w Panoramie KSeF

Terminy wszystkich klientów biura są w jednej tabeli na ekranie Terminy podatkowe. Kafle „Po terminie”, „Zbliża się”, „Na teraz”, „Do zrobienia”, „Wykonane” i „Wszystkie” zawężają tabelę, a pola „Od miesiąca” i „Do miesiąca” ustalają zakres. Wykonany obowiązek oznacza się przyciskiem „Oznacz jako wykonane”, a pomyłkę cofa przycisk „Oznacz jako niewykonane”. Termin ustawowy przypadający w sobotę, niedzielę albo dzień ustawowo wolny jest przesunięty na najbliższy dzień roboczy.

Terminy wynikają z profilu rozliczeniowego klienta, ustawianego w zakładce Terminy karty klienta formularzem „Ustaw profil rozliczeniowy”: pole „VAT” (miesięczny, kwartalny albo zwolniony z VAT), pole „Zaliczka PIT” albo „Zaliczka CIT” (nie dotyczy, miesięcznie albo kwartalnie) i znacznik „ZUS”. Termin składek ZUS w tabeli przypada na 15. albo 20. dzień następnego miesiąca, według wyboru „Termin składek ZUS” w profilu. Domyślny dzień wynika z formy prawnej klienta z rejestru. Bez profilu tabela nie pokazuje podatków i składek tego klienta. Klientów bez profilu wymienia kafel „Klienci bez profilu rozliczeniowego” na ekranie Pulpit.

Przy każdym obowiązku miesiąca kwotę wpisuje się w kolumnie „Kwota” i zapisuje przyciskiem „Zapisz wpis”. Przycisk „Przygotuj rozliczenie z kwotami” przygotowuje wiadomość „Rozliczenie z kwotami dla klienta”, wysyłaną przyciskiem „Wyślij do klienta”. Obowiązki spoza przepisów, na przykład dostarczenie dokumentów, dopisuje przycisk „Dodaj termin ustalony z klientem”. Terminy uzgodnione klient widzi w Portalu KSeF.

Lista terminów wszystkich klientów z nazwami kolumn od Termin do Stan i potwierdzenia: dwa obowiązki JPK_V7M za 2026-08 z plakietką po terminie i składki ZUS za 2026-09 z plakietką w planie, wszystkie niewykonane.

Terminy wszystkich klientów: dwa JPK_V7M po terminie i składki ZUS w planie.

Inne artykuły Poradnika

Powiązane artykuły

Wyciek danych z biura rachunkowego: 7 zabezpieczeń programu do KSeFIle naprawdę kosztuje KSeF w biurze rachunkowymProgramy do KSeF dla biur rachunkowych: porównanie funkcji i cen Funkcje programu dla biura rachunkowego

Źródła

Panorama KSeF dla biura rachunkowego

Faktury klientów z KSeF, dokumenty od klientów w Portalu KSeF i terminy wszystkich klientów w jednym miejscu. Okres próbny jest bez opłat i obejmuje wszystkie funkcje.

Wypróbuj za darmo Zobacz funkcje