Przejdź do treści
Panorama KSeF

Jak pozyskać klientów do biura rachunkowego: Profil Firmy w Google, strona i polecenia

Stan na · Rafał Iwaniak, twórca Panoramy KSeF

Firmy szukają biura w Google i wśród znajomych, więc o nowych klientach decyduje to, co tam znajdą. Artykuł wyjaśnia, jak biuro buduje widoczność i zdobywa polecenia. Panorama KSeF daje każdemu klientowi biura Portal KSeF z jego fakturami, a nowe firmy dodaje plikiem albo numerami NIP.

Profil Firmy w Google

Profil Firmy w Google to wpis biura w wyszukiwarce i w Mapach Google. Według pomocy Google profil zakłada się na stronie dodawania firmy, przyciskiem „Dodaj swoją firmę do Google”, po czym uzupełnia dane i wybiera metodę weryfikacji. Weryfikacja daje biuru prawo własności do profilu. Dostępne metody weryfikacji ustala Google dla danej firmy, a sprawdzenie danych może potrwać do 5 dni roboczych.

Przy uzupełnianiu profilu liczy się kilka danych:

  • Nazwa. Taka, pod jaką biuro działa na co dzień. Wskazówki Google nie dopuszczają w nazwie zbędnych informacji, a ich dopisanie może skończyć się zawieszeniem profilu. Dopisanie do nazwy biura słów, których nie ma w jego prawdziwej nazwie, na przykład nazwy miasta albo usługi, jest więc niezgodne z tymi wskazówkami.
  • Kategoria. Kategoria podstawowa ma najlepiej opisywać działalność, a kategorie dodatkowe pozwalają pokazać kolejne usługi. Google zaleca kategorie jak najbardziej szczegółowe i związane z główną działalnością.
  • Adres. Biuro, które przyjmuje klientów pod swoim adresem, podaje go w profilu. Biuro, które pracuje u klientów albo zdalnie, a jego adresem jest na przykład mieszkanie, według wskazówek Google ukrywa adres i oznacza obszar działania. Adres przestrzeni coworkingowej jest dopuszczalny tylko wtedy, gdy biuro jest tam oznaczone i w godzinach otwarcia obsługuje klientów na miejscu.
  • Godziny. Główne godziny otwarcia i osobno godziny niestandardowe, na przykład w święta. W podanych godzinach pod adresem biura powinien być ktoś, kto obsłuży klienta.
  • Zdjęcia. Na przykład logo, wejście do biura i wnętrze. Pomoc Google podaje wymagania techniczne: format JPG albo PNG, rozmiar od 10 KB do 5 MB i zalecaną rozdzielczość 720 na 720 pikseli.

Od czego zależy pozycja w wynikach lokalnych

Pomoc Google wymienia trzy czynniki: trafność, czyli to, jak dokładnie profil pasuje do wyszukiwanego hasła, odległość od osoby wyszukującej i rozpoznawalność, czyli to, jak znana jest firma. Na rozpoznawalność wpływa między innymi liczba stron z odnośnikami do firmy oraz liczba i wydźwięk opinii. Google zaleca pełne i aktualne dane w profilu, weryfikację, aktualne godziny, odpowiadanie na opinie i dodawanie zdjęć. Pomoc wyraźnie mówi też, że o wyższą pozycję w wynikach lokalnych nie można poprosić ani za nią zapłacić.

Na odległość biuro nie ma wpływu. Na trafność i rozpoznawalność wpływają: kategoria zgodna z usługami, opis z nazwami usług, takimi jak pełna księgowość, książka przychodów i rozchodów, kadry i płace, oraz aktualne dane w profilu i na stronie biura.

Opinie klientów

Opinie wpływają na rozpoznawalność, więc biuro prosi o nie zadowolonych klientów. Zasady Google dotyczące treści w Mapach Google wyznaczają granice:

  • Bez korzyści w zamian za opinię. Google uznaje za fałszywe zaangażowanie pieniądze, rabaty albo bezpłatne usługi w zamian za opublikowanie opinii, jej zmianę albo usunięcie negatywnej opinii.
  • Bez wybierania opinii. Zniechęcanie do opinii negatywnych i zachęcanie wyłącznie do pozytywnych jest zabronione.
  • Bez opinii z konfliktem interesów. Zasady wymieniają między innymi obecnych i byłych pracowników oraz powiązania rodzinne.
  • Bez presji. Firma nie może wymagać wystawienia opinii na miejscu ani naciskać na klienta.

Najprostsza prośba to link do formularza opinii. W profilu można go skopiować albo wygenerować kod QR. Według pomocy Google kod QR można wygenerować wyłącznie w przeglądarce na komputerze. Link pasuje do maila wysyłanego po rozliczeniu rocznym albo po zakończeniu pierwszego kwartału współpracy. Na każdą opinię, także krytyczną, biuro odpowiada rzeczowo. Odpowiedź jest widoczna jako odpowiedź firmy, bez imienia i nazwiska osoby, która ją napisała.

Strona biura

Profil odsyła do strony biura, a strona rozstrzyga, czy firma zadzwoni. Firma, która rozważa współpracę, szuka na niej odpowiedzi na kilka pytań:

  • Jaki jest zakres usług: forma księgowości, kadry i płace, deklaracje roczne, obsługa spółek.
  • Ile kosztuje obsługa: choćby cena „od” z informacją, od czego zależy, na przykład od liczby dokumentów w miesiącu.
  • Jak wygląda praca z dokumentami: w jakiej formie i do którego dnia klient je dostarcza i jak otrzymuje informację o podatkach do zapłaty.
  • Jak biuro obsługuje KSeF: czy pobiera faktury klienta samo, na podstawie uprawnienia nadanego mu przez klienta.
  • Jak się skontaktować: telefon, adres poczty, godziny i adres albo obszar działania zgodny z Profilem Firmy w Google.

Polecenia i pierwszy kontakt

Polecenie od obecnego klienta działa wtedy, gdy klient wie, że biuro przyjmuje nowe firmy i jakie. Wystarczy jedno zdanie w wiadomości po zamknięciu roku albo w stopce maili biura.

Przy pierwszym kontakcie liczą się szybkość i konkretna odpowiedź: co jest potrzebne do wyceny, kiedy możliwa jest rozmowa i od którego miesiąca biuro może przejąć księgi. Firma, która pyta kilka biur naraz, porównuje właśnie takie odpowiedzi. Lista pytań do wyceny, przygotowana z góry, skraca tę wymianę do jednej wiadomości.

Oferta dla firm porządkujących dostęp do KSeF

Firma, która szuka biura w chwili porządkowania spraw w KSeF, potrzebuje kilku konkretnych informacji. Faktury firmy są przechowywane w KSeF przez 10 lat, licząc od końca roku, w którym zostały wystawione. Biuro uzyskuje do nich dostęp, gdy klient nada mu w Aplikacji Podatnika KSeF uprawnienie na NIP biura. Dla takiej firmy oferta może obejmować pomoc przy nadaniu uprawnienia, pobieranie faktur z KSeF przez biuro i jedno miejsce na dokumenty spoza KSeF. Przy zmianie dotychczasowego biura przydaje się opis z artykułu Zmiana biura rachunkowego a KSeF: jak przejąć klienta i jego faktury. Instrukcję dla klienta zawiera artykuł Jak klient nadaje biuru rachunkowemu uprawnienia w KSeF: krok po kroku.

Jak to wygląda w Panoramie KSeF

Klient biura otrzymuje dostęp do Portalu KSeF z zaproszenia. Na karcie klienta, w karcie „Portal KSeF”, księgowa zaznacza „Dostęp do Portalu KSeF” i klika „Wyślij wiadomość”. Wielu klientów naraz zaprasza ekran Zaproszenia do Portalu KSeF przyciskiem „Wyślij zaproszenia”. Klient sam ustawia hasło, którego biuro nie zna.

W Portalu KSeF klient przegląda swoje faktury z KSeF, dokłada dokumenty spoza KSeF i wysyła biuru komplet dokumentów za miesiąc. Dokument od biura udostępnia się klientowi w karcie „Wgraj dokument” w zakładce Dokumenty karty klienta, z wyborem „Do zapoznania przez klienta: zostanie udostępniony w Portalu KSeF”.

Nowych klientów dodaje ekran Dodawanie klientów: plikiem z programu księgowego, wklejonymi numerami NIP albo pojedynczo. Na ekranie Szablony wiadomości właściciel biura ustala powitanie, zakończenie i podpis wszystkich wiadomości biura. W karcie „Wiadomości biura do klientów” przyciskiem „Zmień treść” zmienia temat i treść każdego rodzaju wiadomości. Treść zaproszenia do Portalu KSeF jest stała.

Inne artykuły Poradnika

Powiązane artykuły

Zmiana biura rachunkowego a KSeF: jak przejąć klienta i jego fakturyWyciek danych z biura rachunkowego: 7 zabezpieczeń programu do KSeFIle naprawdę kosztuje KSeF w biurze rachunkowym Funkcje programu dla biura rachunkowego

Źródła

Panorama KSeF dla biura rachunkowego

Faktury klientów z KSeF, dokumenty od klientów w Portalu KSeF i terminy wszystkich klientów w jednym miejscu. Okres próbny jest bez opłat i obejmuje wszystkie funkcje.

Wypróbuj za darmo Zobacz funkcje