Przejdź do treści
Panorama KSeF

Zaległe opłaty klientów biura rachunkowego: wyciąg MT940, wpłaty i ponaglenia

Stan na · Rafał Iwaniak, twórca Panoramy KSeF

Zaległe opłaty klientów to pieniądze biura, które łatwo przeoczyć w wyciągu bankowym. Poniżej opisano, jak je rozpoznać i jak uprzejmie ponaglić klienta. Panorama KSeF sama dopasowuje wpłaty z wyciągu do opłat i wymienia klientów spóźnionych z zapłatą.

Termin i forma zapłaty w umowie

Umowa z klientem rozstrzyga większość sporów o zapłatę, zanim się pojawią. Powinna zawierać wysokość opłaty miesięcznej i to, od czego zależy, dzień miesiąca, do którego klient płaci, sposób zapłaty i numer rachunku biura, a także to, co dzieje się przy zmianie zakresu usług. Przydaje się też wzór tytułu przelewu, na przykład nazwa klienta i miesiąc, którego opłata dotyczy. Ułatwia on dopasowanie wpłat, choć nie zastępuje sprawdzenia kwoty i nadawcy.

Co mówi ustawa o opóźnieniach w transakcjach handlowych

Ustawa obejmuje transakcje handlowe, czyli umowy, których przedmiotem jest odpłatna dostawa towaru albo odpłatne świadczenie usługi, zawierane przez przedsiębiorców w związku z wykonywaną działalnością (art. 2 i art. 4 pkt 1). Umowa biura z klientem prowadzącym działalność gospodarczą spełnia ten opis. Najważniejsze zasady:

  • Odsetki bez wezwania. Gdy biuro wykonało usługę i nie otrzymało zapłaty w terminie z umowy, przysługują mu bez wezwania odsetki ustawowe za opóźnienie w transakcjach handlowych, za okres od dnia wymagalności do dnia zapłaty, chyba że strony uzgodniły wyższe (art. 7 ust. 1).
  • Brak terminu w umowie. Odsetki przysługują po upływie 30 dni od dnia spełnienia świadczenia przez wierzyciela (art. 6 ust. 1).
  • Najdłuższy termin. Termin zapłaty w umowie nie może przekraczać 60 dni od doręczenia faktury, chyba że strony wyraźnie ustalą inaczej, a ustalenie nie jest rażąco nieuczciwe wobec wierzyciela (art. 7 ust. 2). Gdy dłużnikiem jest duży przedsiębiorca, a wierzycielem mikro, mały albo średni przedsiębiorca, dłuższego terminu ustalić nie można (art. 7 ust. 2a). Przy terminie niezgodnym z tymi przepisami odsetki przysługują po upływie 60 dni od doręczenia faktury (art. 7 ust. 3).
  • Wysokość odsetek. To suma stopy referencyjnej NBP i dziesięciu punktów procentowych, a gdy dłużnikiem jest podmiot publiczny będący podmiotem leczniczym, ośmiu punktów (art. 4 pkt 3). Stopę bierze się z 1 stycznia dla odsetek za pierwsze półrocze i z 1 lipca dla drugiego (art. 11b). Według obwieszczenia ministra od 1 lipca do 31 grudnia 2026 roku odsetki wynoszą 13,75% w stosunku rocznym, a przy podmiocie leczniczym 11,75%.
  • Rekompensata za koszty odzyskiwania należności. Od dnia nabycia prawa do odsetek przysługuje bez wezwania równowartość 40 euro, gdy świadczenie nie przekracza 5 000 zł, 70 euro, gdy jest wyższe niż 5 000 zł, ale niższe niż 50 000 zł, i 100 euro, gdy wynosi co najmniej 50 000 zł (art. 10 ust. 1). Równowartość liczy się po średnim kursie euro NBP z ostatniego dnia roboczego miesiąca poprzedzającego miesiąc, w którym świadczenie stało się wymagalne (art. 10 ust. 1a). Wyższe koszty odzyskiwania należności w uzasadnionej wysokości też podlegają zwrotowi (art. 10 ust. 2).

Postanowienia umowy, które wyłączają albo ograniczają te uprawnienia, są nieważne, a zamiast nich stosuje się przepisy ustawy (art. 13 ust. 1). Czy biuro z nich skorzysta, jest już decyzją handlową. Przy kliencie, który spóźnia się pierwszy raz o kilka dni, rozsądniejsze bywa samo przypomnienie.

Przykład liczbowy

Dane fikcyjne. Opłata za usługi biura za październik wynosi 900,00 PLN brutto, termin zapłaty z umowy to 10 listopada 2026 roku, a klient płaci 10 grudnia 2026 roku. Opóźnienie trwa od 11 listopada do 10 grudnia, czyli 30 dni. Odsetki przy stawce 13,75% w stosunku rocznym: 900,00 × 13,75% × 30 / 365 = 10,17 PLN. Świadczenie nie przekracza progu z art. 10 ust. 1 pkt 1, więc rekompensata to równowartość 40 euro. Przy kursie średnim euro z 30 października 2026 roku, ostatniego dnia roboczego miesiąca przed wymagalnością, przyjętym w przykładzie jako 4,2500 PLN, rekompensata wynosi 40 × 4,25 = 170,00 PLN.

Dopasowanie wpłat z wyciągu MT940

Wyciąg w formacie MT940 pobiera się z bankowości elektronicznej. Plik zawiera każdą operację z datą, kwotą, nadawcą, jego rachunkiem i tytułem przelewu, więc wpłaty klientów można dopasować do należności bez przepisywania wyciągu. Najpewniejsze dopasowanie łączy kwotę z rachunkiem nadawcy zapisanym przy kliencie. Słabsze łączy kwotę z nazwą nadawcy albo opiera się na tym, że tylko jedna zaległość ma taką kwotę. Tytuł przelewu bywa pusty albo dotyczy kilku miesięcy naraz, dlatego jest wskazówką dla księgowej, a nie podstawą rozliczenia. Wpłatę częściową, zbiorczą albo od innego nadawcy niż klient rozlicza się ręcznie.

Ponaglenie pierwsze i kolejne

Pierwsze ponaglenie zakłada pomyłkę, a nie złą wolę. Wystarczą w nim: miesiąc, którego opłata dotyczy, kwota, termin z umowy i numer rachunku, bez słów o konsekwencjach. Kolejne ponaglenie, wysłane po kilkunastu dniach, podaje liczbę dni po terminie i prosi o konkretną datę zapłaty. Dopiero przy braku odpowiedzi na nie biuro wspomina o odsetkach i rekompensacie z ustawy, a przy dłuższej zaległości o wstrzymaniu prac zgodnie z umową. Dobrze, gdy każde ponaglenie zostaje w korespondencji z klientem, bo przy sporze liczy się ślad, o co i kiedy biuro prosiło. Zaległości warto sprawdzać w stałym dniu miesiąca, na przykład przy zamknięciu miesiąca opisanym w artykule Zamknięcie miesiąca w biurze rachunkowym: lista kontrolna i komplet dokumentów. Terminy podatkowe klientów zbiera artykuł Terminy biura rachunkowego co miesiąc: VAT, PIT, CIT i składki ZUS.

Jak to wygląda w Panoramie KSeF

Opłatę za usługi biura zapisuje się na karcie klienta, w zakładce Terminy: przycisk „Dodaj opłatę za usługi biura”, wybór „Co miesiąc”, dzień miesiąca i stawka, a potem „Zapisz przypomnienie”. Opłatę jednorazową dodaje wybór „Tylko wskazany miesiąc”. Terminy uzgodnione klient widzi w Portalu KSeF.

Wyciąg MT940 wczytuje karta „Wczytaj wyciąg bankowy” na ekranie „Wpłaty z wyciągu” albo Terminy podatkowe. Karta „Skąd wziąć wyciąg” po wyborze w polu „Bank biura” i kliknięciu „Pokaż instrukcję” pokazuje, jak pobrać wyciąg z danego banku. Wpłata, której kwota pasuje do zaległej opłaty, pojawi się w karcie „Propozycje zapłaty z wyciągu” z opisem dopasowania: „kwota i rachunek nadawcy”, „kwota i nazwa nadawcy” albo „kwota, jedyna zaległość o tej kwocie”. Tytuł przelewu jest widoczny przy wpłacie, ale nie decyduje o dopasowaniu. Księgowa klika „Zatwierdź zapłatę” albo „To nie zapłata”. Bez zatwierdzenia żadna opłata nie zostanie oznaczona jako zapłacona.

Klienci spóźnieni z opłatą są w karcie „Zaległości w opłatach za usługi biura” na ekranie Terminy podatkowe. Przycisk „Przygotuj ponaglenie” przy kliencie albo „Przygotuj ponaglenia” dla zaznaczonych otwiera okno „Podsumowanie wysyłki ponagleń”. Przycisk „Wyślij ponaglenia” wysyła wiadomość „Ponaglenie płatności”. Wiadomość ma dwie odmiany: pierwsze ponaglenie z okresem, kwotą i terminem oraz ponowne z liczbą dni po terminie i prośbą o termin zapłaty. Ponaglenia wysłane wcześniej pokazuje karta „Ponaglenia do tej kartoteki”.

Inne artykuły Poradnika

Powiązane artykuły

Wyciek danych z biura rachunkowego: 7 zabezpieczeń programu do KSeFIle naprawdę kosztuje KSeF w biurze rachunkowymProgramy do KSeF dla biur rachunkowych: porównanie funkcji i cen Funkcje programu dla biura rachunkowego

Źródła

Panorama KSeF dla biura rachunkowego

Faktury klientów z KSeF, dokumenty od klientów w Portalu KSeF i terminy wszystkich klientów w jednym miejscu. Okres próbny jest bez opłat i obejmuje wszystkie funkcje.

Wypróbuj za darmo Zobacz funkcje